Lederen er den som eier foretaket i Klapp. Har foretaket regnskapsfører, kan hen også godkjenne. Bare lederen kan godkjenne. Andre som fører timer, ser hva som venter, men har ikke knappene. Ingen kan godkjenne sine egne timer uten å være leder.
Når noe venter, står det Venter på deg øverst i timelista, og du får e-post hver mandag og tredje virkedag i måneden. En ny feriesøknad får du e-post om med en gang. E-postene slår du av og på under Timer og ferie i Varsler.
Månedene
- Gå til Godkjenning under Timer i menyen.
- Under Måneder velger du måneden. Hver som har levert, står med arbeid, normaltid, fleks, fravær, overtid og avvik.
- Trykk Godkjenn. Timene låses, og måneden kan brukes i lønnskjøringen.
Er noe feil, trykker du Avvis og skriver hva som skal rettes. Den ansatte ser merknaden. En godkjent måned åpner du med Åpne igjen. En lønnsført måned kan ikke åpnes. Logg viser hva som har skjedd med måneden.
Er flere levert uten avvik, godkjenner du dem med én knapp øverst, for eksempel «Godkjenn 3 uten avvik». De med avvik står igjen, så du ser over dem.
Timer som skal faktureres
Under Meldt klar står timene der den som førte, har trykket Dagen er klar. Juster det fakturerbare med − og + og trykk Godkjenn, eller Godkjenn alle klare. Er Krev godkjenning før timer faktureres slått av i innstillingene, står bare timer til kunder med gjentakende fakturering her.
Fører bare du timer, står alt i én liste, Venter på godkjenning, med Godkjenn alle. Måneder står da bare når en måned er levert.
Fører bare du timer, står Godkjenning i menyen bare når noe må godkjennes: foretaket krever godkjenning, det bruker gjentakende faktura, eller det står timer og venter. Ellers er det ingenting å godkjenne, og punktet er borte til det kommer en person til.
Ferie
- Gå til Ferie under Timer.
- Under Til behandling står søknadene, med hvor mange dager den ansatte har igjen etterpå. Går søknaden over saldoen, eller er andre borte samtidig, står det på søknaden.
- Trykk Godkjenn, eller Avslå og skriv hvorfor.
Er måneden alt godkjent for den ansatte, må du åpne den under Godkjenning før ferien kan godkjennes.
Under Borte framover kan du trykke Annuller på en ferie som ikke har begynt. Under Teamet ser du saldoen til hver ansatt, og kjører du lønn i Klapp, overfører du dager til neste år med Overfør.
Fører bare du timer, står disse tre bare når det er noe i dem. Saldoen din står i Din ferie.