Alle norske regnskapsprogram kan lage en SAF-T-fil: hele hovedboka for et år, med kontoplan, kunder og leverandører. Den leser Klapp inn.
Før du begynner
- Bestem en byttedato, så ingen bilag føres i begge programmene.
- Last ned en SAF-T-fil for hvert år du vil ha med. I det gamle programmet heter det ofte «SAF-T Regnskap» eller «SAF-T Financial».
- Ta ut saldobalansen og reskontroene per byttedato, så du har noe å kontrollere mot.
- Last ned bilagene med vedlegg. De er ikke med i SAF-T-fila.
Importer fila
- Åpne Hovedbok under Rapporter. På telefonen åpner du menyen med Mer i bunnmenyen.
- Trykk Importer, velg Importer SAF-T og så Velg SAF-T-fil (.xml). På telefonen er Importer knappen med pila opp.
- Les Se over dette først hvis den står der. Er fila for et annet organisasjonsnummer, har du valgt feil fil eller feil foretak.
- Under Grunnlagsdata velger du om kontoene, leverandørene og kundene fra fila skal tas med.
- Under Regnskapsår kan du velge ett år, eller Alle år i filen.
- Se lista over bilagene. Bilag som står som Allerede i hovedboka, blir ikke bokført to ganger.
- Trykk Importer.
Importer de eldste årene først. Et bilag som er bokført, kan ikke slettes, bare motposteres.
Når importen er ferdig, foreslår Klapp Ført i Klapp fra: dagen etter siste postering i fila. Sett den, så bokfører ikke Klapp noe fra før byttet av seg selv. Se når hovedboka begynner i Klapp.
Brukte det gamle programmet et kontonummer som betyr noe annet i norsk standard kontoplan, flytter Klapp linja til riktig konto. Det opprinnelige nummeret står fortsatt på linja.
Kontroller etterpå
- Saldobalansen per byttedato skal være lik i begge programmene. Se saldobalansen og resultatet.
- Åpne kundefakturaer og leverandørgjeld skal stemme med reskontroene.
- Sjekk bankkontoene, neste fakturanummer under fakturainnstillingene, og om foretaket er mva-registrert.
- Kvitteringer og fakturaer i bilagsmottaket som alt er ført i det gamle programmet, står under Allerede i hovedboka. Legg dem ved posteringene i stedet for å bokføre dem. Se bilag som allerede står i hovedboka.
Har foretaket regnskapsfører, er det hen som setter åpningsbalansen og importerer, og da ser du ikke Importer SAF-T. Har du ingen SAF-T-fil, kan du føre inn inngående balanse selv. Bytter du midt i året uten SAF-T, fører du inn saldobalansen per dagen før byttet under Byttet system midt i året? i samme fane. Da stemmer resultatet for hele året.