Kom foretaket fra et annet regnskapsprogram, er mye av det som ligger i bilagsmottaket allerede ført der, og hovedboka derfra er lest inn i Klapp. Bokfører du et slikt bilag, blir kostnaden ført to ganger.
Klapp ser etter en postering med samme beløp som bilaget, trukket fra banken eller ført på leverandørgjelden, høyst en uke før eller etter datoen på bilaget. Kom bilaget med e-posten, ser Klapp både rundt datoen på kvitteringen og dagen det kom inn. Posteringer som alt har et dokument, telles ikke.
Det samme gjelder et bilag du allerede har bokført i Klapp: kom samme kvittering inn to ganger, for eksempel fordi e-posten ble videresendt på nytt, står den andre her. Da må leverandøren være den samme, og datoene kan ligge opptil ti dager fra hverandre. Under posteringen står det «Bokført fra et annet bilag fra samme leverandør», og i Sammenlign ser du det bokførte bilaget ved siden av.
Står kanskje i hovedboka
Finner Klapp en postering som passer, står bilaget under Står kanskje i hovedboka, ikke blant bilagene som venter på deg. Du finner det blant forslagene øverst i lista (trykk på linja med antallet, for eksempel «3 forslag»), eller i fanen Står kanskje i hovedboka når mottaket har faner. Der er det tre grupper.
Ført fra før: Klapp vet at kjøpet står i hovedboka, og det står hvorfor under bilaget. Datoen spiller ingen rolle. Klapp vet det når:
- et bokført bilag har samme fakturanummer og beløp.
- kvitteringsnummeret står i teksten på en postering fra forrige system, for eksempel «Kvittering fra Jitter, nr. 2656-9646». Det finner også kjøp i dollar eller euro som ikke har noe beløp i kroner ennå.
- betalingen i banken allerede er koblet til posteringen.
- samme kvittering allerede står i hovedboka med dokumentet, som et bokført bilag eller lagt ved en postering. Bilaget i mottaket er da en kopi. Trykk Slett kopien. Det er den samme sjekken som gir «Mulig duplikat» inne på bilaget.
Kanskje ført: én postering har samme beløp nær datoen, helst fra samme leverandør. Sjekk med Sammenlign at det er samme kjøp. Du ser bilagsnummeret, datoen og kontoen i hovedboka.
- Trykk Sammenlign for å se bilaget og posteringen sammen før du bestemmer deg (se under).
- Trykk Legg ved for å legge dokumentet ved posteringen. Ingenting bokføres, og ingen tall endres. Kom kvitteringen som selve e-posten, legges den ved som en PDF med teksten i e-posten og hvem den kom fra. Bilaget står etterpå i Hovedbok under Lagt ved. Se Se bilagene du har bokført.
- Legg ved alle med ett treff gjør det samme for alle på én gang, etter at du har bekreftet. Etterpå står det hvor mange som ble lagt ved, og hvorfor noen ikke ble det.
Flere mulige — velg posteringen: flere posteringer passer, for eksempel et abonnement med samme beløp hver måned. Trykk Sammenlign og bla med Neste kandidat til du finner den riktige, og legg dokumentet ved den.
Er ingen av posteringene riktig, trykker du Nei, før det. Da spør ikke Klapp om de posteringene igjen, og bilaget går tilbake til lista med bilag som venter.
Menyen og Til deg teller disse bilagene for seg: «bilag venter på deg» er bare det som skal bokføres.
På bilaget står det samme, med Legg ved posteringen og Sammenlign. Står bilaget i Til deg, kan du sammenligne og legge det ved derfra.
Sammenlign
Sammenlign viser bilaget i mottaket og posteringen i hovedboka sammen.
Øverst står feltene side om side: dato, beløp (og beløpet i valuta, om bilaget er i en annen valuta), leverandør, fakturanummer og KID når Klapp har lest dem, og konto. ✓ betyr at feltet stemmer, ≠ at det ikke gjør det, og – at bare den ene siden har det. En dato noen få dager fra hverandre regnes som lik: banken trekker ofte et par dager etter kjøpet.
Under står dokumentene. På en stor skjerm står de ved siden av hverandre, og du kan zoome og rulle i hvert av dem. På telefonen bytter du mellom I mottak og Fra forrige system øverst, eller sveiper til siden. Har posteringen flere dokumenter fra forrige system, blar du mellom dem med pilene. Har den ingen, står det.
Nederst gjør du det samme som ellers: legg dokumentet ved posteringen, eller trykk Nei, før det. Passer flere posteringer, blar du videre med Neste kandidat.
På bilaget
Åpner du et bilag med flere mulige posteringer, står Mulig allerede ført øverst. Velg posteringen og trykk Legg ved denne, eller Nei, før det.
Angre
Havnet dokumentet på feil postering, åpner du bilaget og trykker Ta av posteringen. Da går bilaget tilbake til gjennomgang.
Er perioden låst, kan dokumentet verken legges ved eller tas av. Har du regnskapsfører som fører for deg, gjør regnskapsføreren det.