Kobler du til e-posten, finner Klapp kvitteringene i innboksen selv. Du trenger ikke videresende noe.
Slik kobler du til
- Gå til Innstillinger under Bokføring i menyen og trykk på fanen Bilagsmottak. På telefonen åpner du menyen fra bunnmenyen. Står det «Hent kvitteringer rett fra e-posten» nederst på Bilag, eller i e-postbrikken øverst, kan du også trykke Koble til der.
- Trykk Koble til Gmail eller Koble til Outlook. Outlook gjelder også Hotmail, Live og Microsoft 365 på jobben.
- Logg inn hos Google eller Microsoft, og trykk tillat. La haken for e-post stå på.
Google har ikke gått gjennom Klapp ennå. Kobler du til Gmail, sier Google derfor at appen ikke er bekreftet. Trykk Avansert og så lenken for å gå videre til Klapp. Klapp får fortsatt bare lese e-posten.
Slik kobler du til iCloud
Apple har ingen innlogging å sende deg til. Du lager i stedet et eget passord for Klapp, et appspesifikt passord. Det krever at Apple-kontoen din har tofaktorautentisering, slik de fleste har.
- Trykk Koble til iCloud under fanen Bilagsmottak.
- Logg på account.apple.com. Velg Appspesifikke passord under Pålogging og sikkerhet, og så Generer et appspesifikt passord. Kall det «Klapp».
- Skriv adressen din i iCloud-adresse, lim inn passordet i Appspesifikt passord og trykk Koble til.
Bruk ikke det vanlige Apple-passordet. Klapp åpner postkassen bare for lesing. Endrer du Apple-passordet, slutter det appspesifikke passordet å virke. Da blir koblingen rød, og du lager et nytt.
Slik kobler du til Fastmail
Fastmail har ingen innlogging å sende deg til. Du lager i stedet en nøkkel, et API-token, som bare kan lese.
- Trykk Koble til Fastmail under fanen Bilagsmottak.
- Logg inn på Fastmail og gå til Settings → Privacy & Security. Trykk Manage API tokens og så New API token.
- Kall det «Klapp», velg JMAP, og kryss av for Email og Read-only access.
- Kopier tokenet, lim det inn i feltet API-token fra Fastmail og trykk Koble til.
Et token som også kan endre e-posten, godtas ikke. Lag et nytt med bare lesetilgang.
Klapp henter først kvitteringer fra de siste 12 månedene. Når det er gjort, får du ett varsel om hvor mange Klapp fant, hvis du har slått på varsler for bilag. Etter det ser Klapp etter nye hver halvtime, uten varsel for hver.
Øverst på Bilag står en brikke med hvor mange e-postkontoer som er koblet til, og når Klapp sist hentet, for eksempel «2 e-post · 15:55». Trykk på den, og så Hent nå for å hente fra alle kontoene med en gang. Der står også bilagsadressen og lenken til innstillingene. Vil du ikke koble til e-posten, trykker du Ikke nå, så forsvinner tilbudet fra bilagslista.
Dette blir med
- E-poster med kvittering, faktura eller ordrebekreftelse i emnet eller teksten, og en PDF som vedlegg.
- Kvitteringer der e-posten selv er kvitteringen, fra kjente avsendere som Spotify, Apple og Vipps.
- Kvitteringer du videresender til deg selv, for eksempel fra en annen e-postkonto. Da blir også bilder med.
- Kommer faktura og kvittering for samme kjøp i én e-post, blir det ett bilag: kvitteringen.
- Kvitteringer fra før du begynte å føre i Klapp. Står kjøpet allerede i hovedboka fra forrige system, legger Klapp bilaget under Står kanskje i hovedboka, så du kan legge det ved posteringen i stedet for å føre det en gang til.
Dette hentes ikke
- Svar i en samtale: emner som begynner med «Re:», «SV:» eller «Svar:». Et vedlegg i en e-posttråd er som regel noe dere diskuterer, ikke et kjøp.
- E-post noen andre har videresendt («Fwd:», «VS:»). Videresend kvitteringen til deg selv i stedet, eller til bilagsadressen.
- E-post fra kundene dine: adressene i kunderegisteret, og e-post fra kundens eget domene. Fører du regnskap for andre, gjelder det også e-post fra dem du fører for.
- Purringer, nyhetsbrev, vilkår og e-post du har sendt selv.
- Kvitteringer fra et år som er lukket: året er låst, eller årsoppgjøret er levert. Da begynner Klapp å hente fra 1. januar året etter.
- Bilder fra andre, for eksempel et bilde av en kvittering en kollega sender deg. Leverandører sender kvitteringen som PDF eller i selve e-posten.
- Fakturaer og kvitteringer til noen andre. Står et annet foretak eller en annen person som mottaker, og verken foretaket ditt eller navnet ditt, slettes bilaget når Klapp har lest det. Det kan være en faktura til et idrettslag du er kasserer i, eller til et annet domene.
- E-post fra avsendere du har sagt nei til. Åpner du et bilag fra e-posten som er privat, for eksempel et strømmeabonnement, trykker du Slett og krysser av for Ikke hent fra denne avsenderen igjen før du bekrefter. Bilaget og de andre som venter fra samme avsender, slettes, og Klapp henter ikke derfra igjen. Det samme valget får du når du velger flere bilag i lista og trykker Slett. Under fanen Bilagsmottak står avsenderne under Hentes ikke fra. Trykk Hent igjen for å angre.
Under fanen Bilagsmottak står det hvor mange e-poster Klapp hoppet over. Mangler en kvittering fra en slik e-post, laster du den opp selv.
Kvitteringene legges i bilagslista under Venter på deg, merket «Fra Gmail», «Fra Outlook», «Fra iCloud» eller «Fra Fastmail». Så kontrollerer og lagrer du dem som vanlig. Har du sendt samme e-post til foretakets bilagsadresse, blir det ikke to bilag.
Leser Klapp et vedlegg som et brev, et spørsmål eller en ordrebekreftelse, står det øverst i mottaket at det ikke ser ut som et bilag. Trykk Vis for å se det, Fjern for å slette det, eller Behold hvis det likevel skal være med. Bortsett fra bilag til noen andre sletter Klapp ikke noe selv.
Hva Klapp ser
Klapp leser bare e-poster som ser ut som kvitteringer: avsender, emne og vedlegg. Klapp kan ikke sende, endre eller slette e-post.
Trykk Koble fra under fanen Bilagsmottak for å stoppe. Kvitteringene som er hentet, blir liggende. Har du koblet til Fastmail, sletter du også tokenet i Fastmail under Manage API tokens. Har du koblet til iCloud, sletter du det appspesifikke passordet på account.apple.com. Er tilgangen utløpt, blir brikken øverst på Bilag rød. Trykk på den og Koble til på nytt.
Står det at henting fra e-post ikke er åpnet ennå, er den ikke slått på for deg. Bruk bilagsadressen så lenge.