Telefonregningen, strømmen og abonnementene kommer hver måned og føres likt hver gang. Når de tre siste bilagene fra en leverandør er ført på samme konto, med samme mva og betalt fra samme sted, spør Klapp om du vil at de neste skal bokføres av seg selv.
Slik lager du regelen
- På bilaget du nettopp lagret står spørsmålet øverst. I bilagsmottaket trykker du Bokfør slik hver gang? under leverandøren.
- Sjekk kontoen, mva-en og hvor det er betalt fra i teksten.
- Se over beløpsgrensene. Klapp foreslår fra litt under det laveste til litt over det høyeste beløpet så langt.
- Trykk Bokfør slik hver gang. Vil du ikke, trykker du Ikke nå.
Når et nytt bilag kommer
Klapp leser bilaget og bokfører det med regelen hvis beløpet er innenfor grensene og mva-en er den samme. Er beløpet et annet, mva-en en annen, året låst, bilaget likt et du har fra før, eller krever kontoen en avdeling eller et prosjekt som ikke har et fast valg, stopper regelen. Da står bilaget til gjennomgang som vanlig, og det står på bilaget hvorfor regelen ikke bokførte det.
Se over det som er bokført
Øverst i bilagsmottaket står Bokført automatisk, se over med bilagene regelen har bokført.
- Ser riktig ut tar bilaget ut av lista. Det står bokført som før, og du står som den som har bekreftet det. Til noen har gjort det, står det «Bokført automatisk av Klapp etter regel laget av …» på bilaget.
- Angre annullerer bilaget og legger kvitteringen tilbake til gjennomgang som et nytt bilag, så du kan føre det selv. Det annullerte blir stående som dokumentasjon.
Endre eller slette regelen
Regelen står på leverandørkortet under Opplysninger. Der kan du trykke Endre beløpet, Sett på pause eller Slett.
Alle reglene står også samlet under Innstillinger under Bokføring, i fanen Regler. Der ser du hvilke leverandører som bokføres av seg selv, og kan gjøre det samme. Trykk på navnet for å gå til leverandørkortet.
Har regnskapsføreren laget regelen, står det på kortet. Da kan du sette den på pause eller slette den, men bare regnskapsføreren kan endre den eller slå den på igjen.
Regelen bokfører i navnet til den som laget den. Har den personen ikke lenger tilgang til foretaket, stopper regelen, og du lager den på nytt.
Bokfører regnskapsføreren bilagene for deg, lager du ingen regel selv. Regnskapsføreren kan lage den.