En kvittering eller en faktura du har betalt, er et bilag. Last det opp så snart du har det, så slipper du å lete etter kvitteringer til årsoppgjøret.
Slik gjør du
- Gå til Bilag. På mobilen kan du også trykke Foto i menyen nederst.
- Trykk Legg til bilag og velg Ta bilde for å bruke kameraet, eller Velg fil for et bilde eller en PDF du allerede har. I Klapp-appen heter det siste Velg fra galleri. På PC drar du fila inn i feltet øverst på siden, eller trykker Legg til bilag.
- Tar du bilde, viser Klapp en ramme rundt kvitteringen. Dra i hjørnene hvis rammen bommer, og trykk Bruk bildet. Vil du ha med alt, trykker du Hele bildet.
I Klapp-appen, versjon 1.1 og nyere, står også Skann dokument (flere sider) i valget. Det ligger også bak Foto i menyen nederst. Skanneren finner arket og retter det opp selv, så du slipper rammen. Skanner du flere sider, blir de ett bilag med én PDF.
På iPhone med versjon 1.1.2 eller nyere markerer skanneren arket, og tar bildet selv når du holder telefonen stille. Du kan også trykke på knappen nederst. Etter hvert bilde ser du hele bildet med fire hjørner rundt arket. Står de feil, drar du dem dit arket er. Så velger du «Ta på nytt», «Legg til side» eller «Ferdig», og siden rettes opp etter hjørnene. Drar du hjørnene helt ut, brukes hele bildet. Derfor står ikke Ta bilde som eget valg der lenger.
Mange bilag på en gang
Under Velg fil kan du merke mange filer samtidig. På PC kan du også dra dem inn hvor som helst i bilagslista. Klapp laster dem opp én etter én og leser hver av dem. Øverst ser du hvor langt det har kommet, for eksempel «4 av 10 lastet opp». Du blir stående i lista, og trykker du på et filnavn, åpnes bilaget. Klapp leser ti bilag i minuttet, så med mange filer venter noen litt før de lastes opp. Opptil 50 filer går med på én gang.
Nederst i valget står Send på e-post med foretakets bilagsadresse. Se Send kvitteringer på e-post.
Bilaget åpnes med en gang, og Klapp leser kvitteringen mens du ser på. Etter noen sekunder er feltene fylt inn med det Klapp leste, merket «lest». Legger du bort telefonen, får du et varsel i Klapp-appen når kvitteringen er lest. Se Kontroller og lagre bilaget for resten.
Uten nett
Tar du bilde uten nett, for eksempel i fly-modus eller i en kjeller uten dekning, tar Klapp vare på bildet på telefonen. Det står øverst under Bilag som Venter på nett, og lastes opp av seg selv når du får nett igjen. Trykk Prøv nå for å prøve med en gang, eller Fjern hvis du ikke vil ha det.
Uten nett kan du se det Klapp har lagret, men ikke lagre noe annet enn bilder. Øverst står «Uten nett. Du kan se, men ikke lagre før nettet er tilbake.», og feltene og knappene som lagrer, er låst til nettet er tilbake.
Bildet ligger bare på denne telefonen til det er lastet opp. Ikke slett appen eller nettleserdataene før det er oppe.
Dette kan du laste opp
- Bilder og PDF-er, opptil 10 MB.
- Klapp leser bilder og PDF-er automatisk: dato, leverandør, beløp og fakturanummer.
- Er fila for stor, skanner du den på lavere oppløsning eller tar et bilde av den i stedet.
Kontoutskrift fra banken
Legger du en kontoutskrift fra banken i bilagene, som PDF, ser Klapp at det er en kontoutskrift og ikke et kjøp. Linjene importeres til banken, som når du laster opp kontoutskriften under Bankkobling, og en linje som alt er importert, hoppes over.
Klapp importerer av seg selv når to ting stemmer: kontonummeret på kontoutskriften er en av bankkontoene i regnskapet, og inngående saldo pluss alle linjene gir utgående saldo. Da vet Klapp hvilken konto det er, og at ingen linje mangler. Kontoutskriften forsvinner fra lista og blir tatt vare på som dokumentasjon. Åpner du den, står «Kontoutskriften er importert til banken» med antall linjer, og Gå til avstemmingen.
Stemmer ikke begge, blir kontoutskriften stående i lista med «Dette er en kontoutskrift, ikke et bilag» og grunnen, for eksempel at kontonummeret ikke er en av bankkontoene, eller at saldoen ikke går opp. Velg kontoen og trykk Importer til kontoen. Når linjene er importert, kommer du rett til avstemmingen for kontoen. Leste Klapp kontoutskriften som noe annet, men teksten likner en kontoutskrift, står Er dette en kontoutskrift? på den. Da leses den som en kontoutskrift, med de samme kravene. Et bilde av en kontoutskrift leses ikke. Last opp PDF-en eller CSV-en fra nettbanken under Bankkobling.
Hva som står i lista
Bilaglista viser det som venter på deg, under Venter på deg. Ordet til høyre på raden sier hvor bilaget står:
- «Klapp leser»: kvitteringen er ikke lest ennå. Det skjer av seg selv.
- «Utfylles»: bilaget er lastet opp, men ikke fylt inn.
- «Se over»: Klapp har lest kvitteringen, og du må kontrollere det som er fylt inn.
Når du har kontrollert og lagret bilaget, er det bokført og står i Hovedbok, under Rapporter i menyen. Se Se bilagene du har bokført.
Lista viser alle bilag som venter på deg, uansett år, og tallet er det samme som ved Bilag i menyen. Søk i feltet over lista for å finne ett.
Kjenner Klapp leverandøren fra før, står det på raden hva du pleier å føre det som, for eksempel «Spotify pleier å være «Strømmetjenester»», og Bruk. Det gjelder også bilag der leverandøren ikke er fylt inn ennå, når Klapp har lest org.nr eller navnet på dokumentet. Da står leverandøren foran forslaget. Kontoen settes, men bilaget blir stående til du har kontrollert det.
Har du mange kvitteringer i e-posten, kan du sende dem rett inn. Se Send kvitteringer på e-post.