Sjekk det Klapp har fylt inn fra kvitteringen, rett det som er feil, og lagre. Da er bilaget ført.

Når Klapp har lest kvitteringen, er feltene fylt inn med det som står på den: leverandør, bilagsdato, fakturanummer, beløp, valuta og merverdiavgift. Feltene er tonet og merket «lest». Kontoen er merket «forslag», fordi den er Klapps forslag og ikke noe som står på kvitteringen. Merket forsvinner når du endrer feltet. Ingenting er lagret før du trykker lagre.

Er et felt merket «lest», har Klapp lest det av dokumentet. Sjekk det mot bildet. Kom verdien fra et annet sted, står det under feltet:

«Navnet fra Brønnøysundregistrene»: Klapp leste org.nr og slo opp navnet.
«Brukt 12 ganger hos Telenor» eller «Fra forrige kjøp hos Telenor»: kontoen eller betalingsmåten er den du har brukt før hos samme leverandør.
«Vanlig for …»: Klapp foreslår kontoen, uten at du har ført noe fra leverandøren før.

Har du kjøpt fra leverandøren før, står det forrige kjøpet under leverandøren, for eksempel «Forrige kjøp 14.11.2025 · 1 958,50 kr». Trykk på det for å åpne det bilaget. Har du ført leverandøren på flere konti, står kontoene som knapper under kontofeltet med hvor mange ganger hver er brukt. Trykk på en for å bruke den. Foreslår Klapp noe annet enn det som står, står det under feltet, for eksempel «Spotify pleier å være «Strømmetjenester»». Trykk Bruk for å ta det i bruk.

På PC står kvitteringen i et panel til høyre mens du fyller ut, med zoom og roter. På mobilen står den øverst, og et trykk på den åpner den over hele skjermen. Se hvordan du ser dokumentet.

Slik gjør du

Se over feltene mot kvitteringen, og rett det som er feil.
Under Hva kjøpte du? står kontoen Klapp foreslår. Stemmer den ikke, velger du en annen. Kjøpene står først i lista. Har du kjøpt fra samme sted før, foreslår Klapp den kontoen du har brukt flest ganger. Har du brukt samme konto minst to av tre ganger, går den foran det Klapp leste av kvitteringen. Skriver du under Hva var kjøpet til? noe som peker på en annen konto, foreslår Klapp kontoen på nytt når du går ut av feltet. Står kontoen slik Klapp fylte den, byttes den, og det står «Endret etter det du skrev» under. Har du valgt kontoen selv, står forslaget under med Bruk. Står ikke kontoen du vil ha i lista, skriver du kontonummeret. Finnes det i standard kontoplan, står det for eksempel «Legg til 6100 – Frakt, transportkostnad og forsikring ved vareforsendelse». Trykk på den, så legges kontoen i kontoplanen og velges. Er det ikke en standardkonto, skriver du et navn og trykker Legg til.
Under Betalt fra velger du om du betalte privat, fra firmakontoen, eller om det er en faktura som betales senere. Har foretaket flere bankkontoer, velger du kontoen i samme liste. I et aksjeselskap med ansatte står også hver ansatt i lista, som Utlegg med navnet: velg den som la ut med egne penger. Beløpet føres da som noe foretaket skylder den ansatte, og står i ansatt- og eierreskontroen til det er betalt tilbake. Er betalingen funnet i banken, står kontoen fra banklinja, og feltet kan ikke endres før banklinja er koblet fra i avstemmingen. Har du kjøpt fra samme sted før, er det fylt inn slik du betalte forrige gang. Et aksjeselskap har ikke privat.
Trykk Bokfør.

Kom du fra bilagsmottaket med flere bilag i kø, står hvor langt du har kommet øverst, for eksempel «1 av 3». Da heter knappen Bokfør og neste, og det neste bilaget åpnes når dette er bokført. Etter det siste kommer du tilbake til mottaket.

Er leverandøren i registeret, åpner Leverandørkortet under leverandørfeltet kortet til leverandøren.

Et bokført bilag

Når bilaget er ført, står det øverst, for eksempel «Bokført 27. sep som bilag 12». Trykk på nummeret for å se bilaget i hovedboka. Feltene står til å lese, ikke som et skjema, og «Sjekk disse» står ikke lenger.

Er noe feil, trykker du Endre. Da får du skjemaet med det som står nå. Rett det og trykk Lagre endring. Avbryt tar deg tilbake uten å endre noe. Se Rett et bilag som er bokført.
Skulle bilaget ikke vært ført i det hele tatt, trykker du Angre bokføringen. Se under.

Bokfør er signaturen din på at bilaget er riktig: når du bokfører, bekrefter du at bilaget stemmer. Er du usikker på noe, bokfører du ikke. Trykk Bokfør senere under knappen i stedet.

Bilagsdato er datoen som står på kvitteringen, og det er den bilaget bokføres på. Kom kvitteringen inn en annen dag, står det under feltet, for eksempel «Kom inn 7. sep».

Står det noe annet i et felt enn på kvitteringen, for eksempel en dato som ble lagret tidligere, står det under feltet hva bilaget sier. Trykk Bruk for å ta det i bruk.

Funnet i banken

Har banken fått linja for kjøpet, står «Funnet i banken» med beløpet, datoen og kontoen. Da er betalingen fylt inn som firmakontoen, og et kjøp i valuta har fått kursen banken brukte, så kostnaden blir nøyaktig det som gikk ut. Står det at kjøpet allerede er bokført, skal du ikke lagre bilaget på nytt: da blir kostnaden ført to ganger.

Står det «Ikke funnet i banken», går kontoutskriften forbi datoen på kvitteringen uten en linje som passer. Da er betalingen satt til privat (for et AS: utlegg). Betalte du med firmakortet, velger du firmakontoen.

En banklinje fra før datoen foretaket begynte å føre i Klapp (se når hovedboka begynner i Klapp) kobles av seg selv når hovedboka ikke har noe med samme beløp på bankkontoen rundt den datoen. Da er kjøpet ikke ført i det gamle programmet. Står det «Funnet i banken», har hovedboka en postering med samme beløp, eller hovedboka for det året er ikke lest inn ennå, så kjøpet kan være ført i det gamle programmet. Står det ikke i hovedboka, trykker du Koble til banklinja. Da er kjøpet betalt fra firmakontoen med beløpet som gikk ut, også for et kjøp i valuta.

En kvittering fra i dag finnes ikke i banken ennå. Velg hvordan du betalte og lagre. Når kontoutskriften kommer, kobles banklinja til bilaget av seg selv, enten den importeres eller hentes fra Folio.

Inntekt, for eksempel fra Tono eller Gramo

Har du fått penger, velger du kontoen nederst i lista, under Inntekt — penger inn. Da heter feltet Kom inn på i stedet for Betalt fra. I lista over bilag står et kjøp uten fortegn, og en inntekt har pluss foran.

Er det et salg med mva og foretaket er mva-registrert på bilagsdatoen, velger du 3000. Beløpet du skriver inn er det du fikk, med mva. Under Dette føres som inntekt med mva ser du hvor mye som er inntekt og hvor mye som er utgående mva, før du lagrer. Royalty, Tono og Gramo har ingen mva.

Selger foretaket mat eller persontransport, kan du krysse av for Salg med redusert mva-sats (15 % / 12 %) under Foretaksinfo. Da velger du sats på bilaget. Har Klapp lest en annen mva på kvitteringen enn den som føres, står det en advarsel under tallene. Et bilag som ble bokført før utgående mva ble skilt ut, beholder posteringen sin til du endrer beløp, konto eller dato.

Et bilag er enten en inntekt eller et kjøp. Fordeler du det på flere konti, må alle være samme slag.

Fordel bilaget på flere konti, avdelinger eller prosjekter

Hører et kjøp til flere avdelinger eller prosjekter, for eksempel en husleie som deles mellom studio og undervisning, fordeler du det.

Trykk Fordel på flere konti ved siden av kontoen. Du får én linje med hele beløpet. Har du ikke valgt konto ennå, velger du den på linja.
Trykk Del på flere på linja. Da blir den to linjer med samme konto og halve beløpet hver.
Velg Avdeling og Prosjekt på hver linje, og rett beløpene. Vil du skrive andelen i prosent, trykker du Skriv andelen i prosent.
Trykk Bokfør.

Mens bilaget er fordelt, velger du konto på hver linje, og feltet for kontoen øverst står ikke lenger. Trykker du Slutt å fordele, får bilaget kontoen på den første linja.

Linjene må til sammen bli bilagets beløp. Er noe galt med linjene, står det under dem når alle har konto, eller når du prøver å lagre. Går prosentene opp i 100, legges ørene som blir til overs på den siste linja. Merverdiavgiften fordeles på linjene av seg selv. Har linjene ulik mva, for eksempel mat med 15 % og rengjøring med 25 % på samme kvittering, velger du sats under Mva på hver linje, eller Ingen mva. Da regner Klapp mva-en per linje, og feltet for merverdiavgift viser summen. En linje på overtidsmat eller representasjon har mva, men ikke fradrag. Den føres med hele beløpet som kostnad. En linje uten prosjekt hører til prosjektet som er valgt under Prosjekt lenger ned på bilaget.

Merverdiavgift på et kjøp

Er foretaket mva-registrert på bilagsdatoen, skriver du mva-en fra kvitteringen i Merverdiavgift på kvitteringen. Står det at mva ikke kan trekkes fra før registreringsdatoen er fylt inn, trykker du Fyll inn og legger inn datoen foretaket ble mva-registrert under Foretaksinfo. Ved siden av velger du satsen: 25 %, 15 % for mat, eller 12 % for hotell og persontransport. Har Klapp lest mva-en, er satsen valgt etter beløpet. Passer beløpet ikke satsen, står det en advarsel under feltet. Satsen avgjør hvilken linje fradraget står på i mva-meldingen. Er kjøpet fra utlandet, se kjøp fra utlandet og bilag i valuta.

Noen kjøp gir aldri fradrag for mva, selv om det står mva på kvitteringen: overtidsmat, representasjon (for eksempel julebord og middag med kunder), gaver (til ansatte og til andre), og fri kost, avis, losji og bolig til ansatte. Velger du en slik konto, står det én linje i stedet for mva-feltet, for eksempel «Ingen fradrag for mva på overtidsmat». Hele beløpet føres da som kostnad, uten mva. Det samme gjelder når Klapp bokfører bilaget for deg. Klapp trekker ikke fra mva på gaver i det hele tatt, heller ikke på små gaver under 100 kr.

Registreringsdatoen er endret

Rettes registreringsdatoen for mva etter at bilaget ble bokført, blir posteringen stående som den er, også når du lagrer bilaget på nytt. Bilaget sier da at registreringsdatoen er endret, og om det er bokført med eller uten mva. Endrer du beløp, konto eller dato, bokføres det etter den nye datoen.

Vil du bokføre det på nytt uten å endre noe, trykker du Bokfør på nytt med mva (eller Bokfør på nytt uten mva). Er mva-meldingen for terminen registrert som levert, spør Klapp først. Trykker du Bokfør likevel, må meldingen for terminen sendes på nytt. Er regnskapsåret låst, kan bilaget ikke bokføres på nytt.

Når noe mangler

Mangler noe før bilaget kan lagres, har feltet gul kant og en linje under som sier hva som mangler, for eksempel at kontoen ikke er valgt. På et bilag du ikke har begynt på, står det først når du prøver å lagre. Er kjøpet over 1 000 kr og betalt privat, må du skrive under Hva var kjøpet til? hva det skulle brukes til. Feltet er valgfritt ellers.

Et spørsmål til regnskapsføreren skriver du ikke i bilaget, men med Spør regnskapsføreren. Har et bilag en kommentar fra før, for eksempel hvem e-posten kom fra, står den i et eget felt, Kommentar. Står det Mulig duplikat i en gul boks øverst, har du kanskje lastet opp den samme kvitteringen før. Sjekk det før du lagrer.

Når noe er uklart

Under Bokfør står knappene for det som ikke er å bokføre: Bokfør senere, Bilaget er privat og Spør regnskapsføreren. Hver av dem åpner feltene sine. Du ser bare de som gjelder bilaget. Når bilaget er bokført, kommer Fakturer videre, hvis kjøpet skal faktureres videre til en kunde.

Bokfør senere gir deg to valg. Lagre til senere lagrer det du har fylt ut uten å bokføre, og bilaget står igjen i mottaket til du kommer tilbake til det. Har du valgt flere bilag, åpnes det neste. Venter bilaget på noe, for eksempel en kreditnota, eller er du uenig om beløpet, velger du det under «Venter bilaget på noe?», skriver hva som må skje i notatet og trykker Sett på vent. Da står det under På vent, ikke blant det som venter på deg. Det gjelder bilag som ikke er lagret ennå: et lagret bilag er ført, og da retter eller annullerer du det.
Har du en regnskapsfører, trykker du Spør regnskapsføreren, skriver spørsmålet og trykker Send spørsmål. Spørsmålet følger bilaget, så du slipper å beskrive kvitteringen. Svaret står på bilaget under Spørsmål om dette bilaget.
Er det et kjøp du skal betale senere, velger du Betales senere (faktura) under Betalt fra og fyller inn forfallsdatoen, KID og kontonummeret fakturaen skal betales til (Betales til konto). Står de på fakturaen, fyller Klapp dem inn og velger faktura — foretakets egne kontonumre foreslås aldri. Har du koblet Folio, står de ferdig utfylt når du legger betalingen klar, og de står i varselet før fakturaen forfaller. Merverdiavgiften føres som på en kvittering: fradraget kommer på fakturadatoen, og det du skylder leverandøren er hele beløpet. Når fakturaen er betalt, trykker du Marker som betalt, velger betalingsdatoen og trykker Registrer betaling. Betalingsdatoen kan ikke være før fakturadatoen. Er fakturaen i valuta, skriver du under Trukket i kroner det som faktisk gikk ut av kontoen. Fakturaen er bokført med kursen på fakturadatoen, og forskjellen føres som valutatap eller valutagevinst i betalingen. Kobler du banklinja til fakturaen i stedet, bruker Klapp beløpet fra banken.
Betaler du en kjøpsfaktura i flere omganger, skriver du det du betalte under Beløp når du registrerer betalingen. Et beløp mindre enn det som står igjen, er en delbetaling: den bokføres for seg, og fakturaen står som «Delbetalt» med resten som leverandørgjeld. Neste betaling foreslår resten. En delbetaling angrer du med Angre ved siden av den, så lenge resten ikke er betalt. Fakturaer i valuta og kreditnotaer betales i én omgang.
Har foretaket flere bankkontoer, velger du kontoen en kvittering ble betalt fra under Betalt fra. Når du registrerer betalingen av en kjøpsfaktura, velger du kontoen under Hvilken bankkonto?.
Er kjøpet betalt fra firmakontoen, men ikke funnet i banken, og ble det trukket en annen dag enn bilagsdatoen, trykker du Trukket en annen dag? under Betalt fra. Skriv datoen det ble trukket, og i valuta også kronene. Da bokføres kjøpet på bilagsdatoen som gjeld til leverandøren, og betalingen fra banken den dagen det ble trukket. Forskjellen i kroner blir valutatap eller -gevinst.
Er bilaget en kreditnota fra leverandøren, skriver du beløpet med minus foran, for eksempel -250. Da blir bilaget en kreditnota. Kostnaden og mva-fradraget føres tilbake. Er det en kjøpsfaktura, blir det du skylder leverandøren mindre. Betaler leverandøren pengene tilbake, registrerer du det med Marker som betalt, og innbetalingen i banken kobles til kreditnotaen.
Har du ført tilbake et salg, for eksempel et refundert billettkjøp, skriver du beløpet med minus på inntektsbilaget. Da føres inntekten og den utgående mva-en tilbake.

Et bilag som ikke skulle vært ført

Et bilag som ikke er lagret ennå, kan du slette med Slett.

Er bilaget ført, kan det ikke slettes. Bokføringsloven krever at dokumentasjonen bak en postering blir tatt vare på, også når posteringen blir ført tilbake. Da angrer du bokføringen i stedet:

Trykk Angre bokføringen nederst på bilaget.
Skriv kort hvorfor, for eksempel at kvitteringen er lastet opp to ganger.
Trykk Angre bokføringen i boksen for å bekrefte.

Klapp fører posteringene tilbake i regnskapet. Bilaget og kvitteringen blir stående, merket Annullert med grunnen, hvem som gjorde det og når. Et annullert bilag kan ikke endres, og det kan ikke gjøres om. Det telles ikke i summene, og en bankrad som var koblet til bilaget, står som umatchet igjen. Det teller fortsatt med i antallet bilag du betaler for.

Skal kvitteringen føres på nytt, trykker du Lag ny kladd med samme dokument på det annullerte bilaget. Da får du et nytt bilag til gjennomgang med samme kvittering og det som var fylt inn, og du retter det og lagrer som vanlig. Er perioden låst, får kladden dagens dato. Det annullerte blir stående som før.

Et annullert bilag står i Hovedbok, sammen med motposteringen. Velg Endret og annullert i nedtrekken Alle over lista for å se bare dem.

En faktura fra noen du har spilt med

Har du delt honoraret for en spillejobb, føres kostnaden fra spillejobben når bandet får pengene. Fakturaen fra bandkameraten skal da ikke lagres som et kjøp, men legges ved utbetalingen.

Knappen står bare når foretaket har spillejobber slått på, og minst én spillejobb har honoraret fordelt.

Trykk Koble til utbetaling på spillejobb nederst på bilaget.
Velg spillejobben. Klapp foreslår den som passer med beløp og navn.
Velg hvem fakturaen er fra, og trykk Koble til spillejobben.

Bilaget blir merket Dokumentasjon og føres ikke i regnskapet. Det finnes på spillejobben, og ved utbetalingen i Hovedbok. Ble det feil, trykker du Fjern koblingen. Da går bilaget tilbake til Til gjennomgang.

Er bilaget allerede lagret, annulleres det først, så kostnaden ikke står to ganger. Skriv grunnen, eller behold den som står der, og trykk Annuller og koble.

Kan ikke lagres?

Er bilaget låst, står Skrivebeskyttet øverst med grunnen, og feltene kan ikke endres. Du kan fortsatt se dokumentet og stille spørsmål om bilaget.

Står det at regnskapsåret er låst, er årsoppgjøret for det året levert. Da kan ingenting i det året endres eller annulleres før regnskapsføreren din låser opp årsoppgjøret igjen. Fører du regnskapet selv, tar du kontakt med Klapp.
Står det at perioden er låst, er regnskapet låst til og med en dato, og bilaget er datert før den. Fører du regnskapet selv, flytter du låsedatoen under Periodelås. Ellers er det regnskapsføreren din som gjør det.
Er bilaget ikke lagret ennå, og står det at datoen ligger i et låst år eller en låst periode, ble datoen kanskje lest feil. Rett datoen til en dato i en åpen periode og trykk Lagre ny dato. Da kan resten av bilaget fylles ut som vanlig. Hører kvitteringen ikke hjemme her, sletter du bilaget med Slett. En dato i en annen låst periode tas ikke imot.
Står det at måneden er lukket i banken, er kjøpet eller betalingen koblet til en banklinje i en måned som er avstemt og lukket. Endret du bilaget nå, ville hovedboka ikke lenger stemme med banken for den måneden. Lenken under åpner måneden i banken. Har du regnskapsfører, er det regnskapsføreren som åpner den igjen. Fører du regnskapet selv, trykker du Åpne måneden igjen der. Når måneden er åpen, kan bilaget endres som vanlig.

Hadde du bilaget åpent da måneden ble lukket, blir ingenting lagret når du trykker lagre. Du får beskjed om hvorfor, og feltene viser det som er lagret.

Bokfører regnskapsføreren bilagene for deg, finner du ingen knapp for å endre eller angre et ført bilag. Da kontrollerer og fører regnskapsføreren bilaget. Se når regnskapsføreren har ansvaret.

Kjøpet er ikke foretakets

Er kjøpet privat, trykker du Bilaget er privat under Bokfør før du bokfører, og velger hvem som betalte. Betalte firmakontoen, føres kjøpet som penger du har tatt ut av firmaet, eller i et AS som noe den ansatte skylder selskapet, med Før som privat. Du får ikke fradrag. Betalte du selv (Jeg, privat), sletter du bilaget med Ikke foretakets. Et bilag som er ført som privat, er låst. Var det feil, trykker du Angre bokføringen.

Kontroller og lagre bilaget