I bilaglista kan du krysse av ett eller flere bilag i boksen til venstre på hver rad, eller alle på en gang med Velg alle. Da kommer det en linje nederst med antallet du har valgt og valgene som passer. Slå sammen står når du har valgt minst to, og Del opp når du har valgt ett. En knapp som ikke kan brukes på bilagene du har valgt, er grå, og trykker du på den, står det hvorfor.
Øverst i lista
Øverst står Legg til bilag, og under den to brikker på én rad:
- E-posten, for eksempel «2 e-post · 15:55», eller bilagsadressen. Trykk på den for å se adressen med Kopier, Hent nå og innstillingene. Er brikken rød, har en kobling feilet: trykk på den og Koble til på nytt.
- Det Klapp foreslår, for eksempel «3 forslag», eller hva det er når det bare er ett slag, for eksempel «Kvitteringer kan mangle»: bilag som hører sammen, bilag som kanskje står i hovedboka, bilag fra e-posten som ikke ser ut som bilag, kvitteringer som pleier å komme hver måned men mangler, og bilag Klapp leser. Trykk på den for å se dem. Er et abonnement som mangler kvittering avsluttet, trykker du Sagt opp. Var det bare to kjøp hos samme sted, trykker du Ikke et abonnement. Da spør ikke Klapp om det igjen, og det samme står under Abonnementer.
Så kommer bilagene. Venter det bare bilag på deg, står lista rett under søket, og antallet står i Velg alle og i menyen. Har også Står kanskje i hovedboka, På vent eller Til attestering noe i seg, står det faner i stedet: Venter på deg og de andre som har bilag, med antallet på hver. Er en fane tom, står det hva som er tomt, og en lenke tilbake til bilagene som venter.
Mottaket har ikke år: alt som venter står her, også bilag fra i fjor. Tallet er det samme som ved Bilag i menyen og i Til deg.
Det som er bokført, står ikke her, men i Hovedbok under Rapporter i menyen. Se Se bilagene du har bokført.
Per leverandør
Bilagene som venter på deg, står samlet per leverandør under Venter på deg. Tolv fakturaer fra samme sted er én rad, med antallet, summen og hva Klapp foreslår å føre dem som, for eksempel «3 bilag · 36 679 kr · Leie datasystemer». Samme leverandør skrevet på to måter, for eksempel med og uten komma, havner i samme gruppe.
- Se over til høyre for leverandøren åpner det første bilaget med resten i kø. Ingenting bokføres før du har sett på hvert bilag og trykket Bokfør og neste.
- Avkrysningsboksen foran leverandøren velger alle bilagene fra den, for eksempel for å slette dem eller merke dem som private.
- Trykk på leverandøren for å se bilagene hver for seg, med dato og beløp. Leverandører med bare ett bilag står under Enkeltbilag.
- Vil du heller se bilagene per måned, trykker du Måned. Leverandør tar deg tilbake. Har ingen leverandør mer enn ett bilag, står ikke valget.
På raden står hva Klapp har lest at det er, som Forslag:. Har bilaget ikke fått beløpet sitt ennå, står beløpet Klapp leste med valutaen, i grått. Et kjøp står uten fortegn, og en inntekt har pluss foran.
Står kanskje i hovedboka
Bilag med samme beløp som en postering som står i hovedboka fra før, står for seg under Står kanskje i hovedboka og legges ved posteringen i stedet for å bokføres. Se bilag som allerede står i hovedboka.
Bokført automatisk
Har du en regel for en leverandør, står bilagene den har bokført øverst under Bokført automatisk, se over. Trykk Ser riktig ut når du har sett over, eller Angre for å føre bilaget selv. Er de tre siste bilagene fra en leverandør ført likt, står det Bokfør slik hver gang? under leverandøren. Se Bokfør bilag fra samme leverandør av seg selv.
Gå gjennom bilagene ett og ett
Har en leverandør flere bilag som venter, trykker du Se over på leverandøren. Da får du ett bilag om gangen i skjemaet, med kvitteringen ved siden av eller over.
- Bokfør og neste bokfører bilaget og åpner det neste. Etter det siste kommer du tilbake til mottaket.
- Bokfør senere og så Lagre til senere lagrer det du har fylt ut uten å bokføre, og åpner det neste. Bilaget står igjen i mottaket. Venter bilaget på noe, setter du det på vent i samme vindu.
- Neste bilag øverst hopper videre uten å lagre. Ved siden av står hvor langt du har kommet, for eksempel «1 av 3».
Bilag Klapp ikke har lest
Klapp leser bilagene av seg selv: nye med en gang de kommer inn, og eldre noen om gangen hvert tiende minutt. Det gjelder også kvitteringer som kom som selve e-posten. Står det «Klapp leser» i forslagene øverst i lista, åpner du dem og trykker Oppdater for å se det som er lest. Har du et ulest bilag åpent og vil ha det lest med en gang, trykker du Les det nå.
Bilag som hører sammen
Kom en faktura og et vedlegg i samme e-post, eller har to bilag samme leverandør og fakturanummer, foreslår Klapp å slå dem sammen. Forslaget står blant forslagene øverst i lista. Det samme gjelder når to bilag har samme leverandør, beløp og dato — ofte en faktura og en kvittering for samme kjøp, som mange nettbutikker sender hver for seg. Trykk på forslaget for å se bilagene ved siden av hverandre i dokumentviseren, og bla mellom dem med pilene, eller trykk Vis ved ett av dem for å åpne akkurat det. Trykk Slå sammen for å bekrefte, eller Ikke nå — for eksempel når det var to kjøp som bare er like. Klapp slår aldri sammen noe uten at du har bekreftet det.
Bokfør
Bokfør åpner det første bilaget du valgte, så du kan kontrollere og lagre det. Ingenting lagres av seg selv. Øverst står leverandøren og hvor langt du har kommet. Bokfør og neste bokfører bilaget og åpner det neste, og Neste bilag hopper videre uten å bokføre.
Slå sammen
Har en faktura og et vedlegg kommet inn som to bilag, velger du begge og trykker Slå sammen. Du kan flytte dem opp og ned før du bekrefter. De blir ett bilag med én PDF, i den rekkefølgen. Det som var fylt inn på det øverste, blir med. De andre slettes.
PDF-er, bilder og e-poster kan slås sammen. En e-post som selv er kvitteringen, blir en side med teksten i e-posten og hvem den kom fra øverst. Selve e-posten legges ved inne i PDF-en, så den følger bilaget.
Del opp
Har du skannet flere kvitteringer i én PDF, velger du bilaget og trykker Del opp. Du ser hver side, og mellom sidene velger du om de skal deles eller holdes sammen. Hver del blir et eget bilag med samme dato.
Slett
Slett fjerner bilagene og kvitteringene. Det kan ikke angres.
Er alle bilagene du valgte hentet fra e-posten, kan du krysse av for Ikke hent fra denne avsenderen igjen før du sletter. Klapp henter ikke derfra igjen. Du angrer under e-postkoblingen med Hent igjen.
Privat og Spør regnskapsføreren
Privat og Spør regnskapsføreren virker på ett eller flere bilag. Med flere valgt åpnes det første med panelet oppe, og du går videre til det neste når du er ferdig.
Et bilag som er bokført, kan ikke slettes, slås sammen eller deles opp. Det annulleres fra bilaget. Et lagret bilag kan heller ikke slås sammen eller deles opp, fordi du har bekreftet det slik det er.