Lag fakturaen, legg inn mottakeren og send den på e-post med lenke eller PDF, eller som en lenke du deler selv. Se når kunden har åpnet den.

Fakturaen sendes på e-post til mottakeren, med en lenke til fakturaen eller med PDF-en vedlagt, og KID hvis foretaket har avtale om det med banken. Under Foretaket har KID-avtale med banken i fakturainnstillingene står Slik får du KID-avtale: hva du ber banken om (8 siffer, kontrollsiffer MOD10). Banken setter prisen på avtalen. Du kan også sende den som en lenke du deler selv, for eksempel på SMS. Sender du med lenke, ser du når kunden har åpnet fakturaen.

Å sende fakturaer gjør deg ikke til abonnent. Uten abonnement er det ingen månedspris. Å sende fakturaer og kreditnotaer på e-post eller som lenke er gratis. Som e-faktura (EHF) koster de 3 kr. Det står over skjemaet før du lager fakturaen. Se hva Klapp koster.

Før den første fakturaen

Gå til Innstillinger under Salg i menyen. Fyll inn kontonummeret som skal stå på fakturaen og hvor mange dager kunden har på seg til å betale, og trykk Lagre. Så snart du endrer noe, står Lagre fast nederst i vinduet med «Endringene er ikke lagret», så du slipper å bla ned til den. Under Vanlig type på fakturalinjer velger du hva du vanligvis selger — Tjeneste hvis du fakturerer arbeid. Nye linjer får den typen. Kontonummeret er det samme som på Foretaksinfo, så har du fylt det inn der, står det her alt.

Har foretaket ikke kontonummer ennå, kan du også skrive det inn rett i fakturaen og trykke Lagre kontonummeret. Det lagres på foretaket, og det du har skrevet i fakturaen, blir stående.

Vil du ha din egen tekst i e-posten, skriver du den under E-post til kunden på samme side. Du kan bruke {kunde}, {fakturanummer}, {forfallsdato} og {beløp}, så fyller Klapp dem inn for hver faktura. {kunde} er kontaktpersonen, eller kundens navn når det ikke er noen kontaktperson. Teksten står ferdig i send-dialogen, og du kan fortsatt endre den der. Lar du feltet stå tomt, bruker Klapp sin egen tekst.

Første gang du lager en faktura, spør Klapp om det er den første fakturaen din. Har du fakturert fra et annet system før, velger du Nei, jeg har fakturert før, skriver inn nummeret den neste fakturaen skal ha og trykker Bruk nummeret. Sendte du sist nr. 37, skriver du 38.

Logo på fakturaen

Vil du ha logoen din på fakturaen, går du til Innstillinger under Salg. Under Logo på fakturaen trykker du Last opp logo og velger bildet.

PNG, JPEG og SVG går an. Gjennomsiktig bakgrunn blir med, og store bilder skaleres ned av Klapp. En SVG lagres som PNG.
Logoen lagres med en gang. Du trenger ikke trykke Lagre.
Den står øverst til venstre på fakturaer, kreditnotaer, tilbud og purringer, i PDF-en, i forhåndsvisningen og på siden kunden åpner fra en lenke. Gjentakende fakturaer får den også.
Trykk Bytt for å laste opp en annen, eller Fjern for å ta den bort. Uten logo ser fakturaen ut som før.
Logoen er ikke en del av fakturaen som lagres. Lager du PDF-en av en gammel faktura på nytt, får den logoen du har nå.

Slik gjør du

Trykk Lag faktura.
Under Mottaker skriver du i Hvem skal betale?: navn, kundenummer eller org.nr. Kundene dine står først, og under dem foretak fra Brønnøysundregistrene. Velg den som skal betale. Mottakeren står da som et kort med navn, adresse og e-post, og kundenummeret står på fakturaen. Trykk Endre for å rette noe, for eksempel legge til e-postadressen, eller Velg en annen for å bytte. Er det en privatperson eller noen som ikke finnes, velger du Ny mottaker nederst i lista og fyller inn navn og adresse. Land, språk og kontaktperson står under Flere valg.
Har mottakeren ingen e-postadresse, trykker du Endre og fyller den inn. Du kan også skrive den inn når du sender.
Under Fakturalinjer skriver du hva du fakturerer, antall og pris. Trykk Legg til linje for flere. Mens du skriver i Beskrivelse, foreslår Klapp linjer kunden har fått før, produktene dine og det du har fakturert nylig. Trykk på et forslag, så fylles teksten, prisen og mva-satsen inn, og du retter antallet. Se produkter og tidligere linjer. Skal en linje ha rabatt, trykker du Rabatt under den. Se rabatt på en linje. Under hver linje velger du Type: tjeneste, vare kjøpt inn for videresalg, egenprodusert vare eller annen. Typen avgjør hvilken inntektskonto salget bokføres på, og kontoen står under valget.
Sjekk datoene. Under dem står kontonummeret fakturaen betales til. Det er foretakets, og du endrer det med Endre kontonummeret. Mangler det, skriver du det inn der og trykker Lagre kontonummeret. Vil du se hvordan fakturaen blir, trykker du Forhåndsvisning nederst — og Tilbake til skjemaet for å rette noe.
Trykk Lagre og send.
Nå ser du e-posten før den går: hvem den sendes til, emnet og teksten. Du kan rette adressen og skrive om eller legge til i teksten. Beløp, forfallsdato, kontonummer og KID legger Klapp inn under teksten.
Under Fakturaen i e-posten velger du Lenke i e-posten eller PDF som vedlegg. Lenke er valgt fra før: kunden trykker på Se fakturaen i e-posten, ser fakturaen og kan laste ned PDF-en der. Bare med lenke ser du når kunden har åpnet den.
Trykk Send.

Statusen blir Sendt. Vil du se over fakturaen før den går, trykker du Lagre utkast i stedet. Da åpner du utkastet og trykker Lagre og send når du er klar.

Et utkast kan lagres selv om adressen til mottakeren eller kontonummeret mangler. Fakturaen kan ikke sendes før de er fylt inn.

Send senere

Er jobben ferdig først om noen dager, eller vil du at fakturaen skal gå den 1. i måneden, kan Klapp sende den for deg.

Trykk Lagre og send på utkastet.
Huk av for Send senere og velg dagen under Sendes.
Trykk Planlegg sending.

Fakturaen sendes på e-post om morgenen den dagen, med lenke eller PDF slik du valgte, og med teksten du skrev.
Fakturadatoen blir sendedagen, og kunden får samme betalingsfrist som utkastet hadde. Fakturanummeret settes når den sendes.
På utkastet står det «Sendes» med datoen, og i fakturalista står det samme. Du kan fortsatt endre utkastet. Det sendes slik det står den dagen.
Trykk Ikke send senere på utkastet for å avbryte. Sender du det selv før dagen, blir planen borte av seg selv.
Kan fakturaen ikke sendes den dagen, for eksempel fordi kontonummeret mangler, står det på utkastet hvorfor. Da sender du den selv.
Kreditt kunden har til gode, trekker du fra når du sender selv, ikke i en planlagt sending.

Send som lenke, for eksempel på SMS

Mottakeren får en lenke til en egen side med fakturaen: hvem den er fra, linjene, mva, summen, forfallsdatoen, kontonummeret og KID-en. Der kan hun også laste ned PDF-en. Hun trenger ingen innlogging, og du sender lenken selv fra telefonen, med SMS, Messenger eller hva du vil.

Trykk Lagre og send på et utkast, eller velg Send lenke under Flere valg (de tre prikkene).
Velg Del lenke øverst i vinduet.
Trykk Marker som sendt og lag lenke. Er fakturaen sendt fra før, heter knappen Lag lenke.
Trykk Del og velg hvor lenken skal. På en PC uten del-knapp trykker du Kopier lenke og limer den inn der du vil.

Et utkast blir sendt når lenken lages: det får statusen Sendt, bokføres og kan ikke endres etterpå, som når det sendes på e-post.
Alle som har lenken, kan se fakturaen. Del den bare med kunden.
Fakturaen har én lenke. Den står på fakturaen med Kopier lenke, Del og Slå av lenken, så du kan dele den igjen.
Lenken slutter å virke hvis du slår den av eller krediterer fakturaen. Den som åpner den, ser da at fakturaen ikke er aktiv.
Når fakturaen er registrert som betalt, står det «Betalt» på siden, med datoen. Kontonummeret, KID-en og beløpet å betale er borte, så kunden ikke betaler to ganger. Er den delbetalt, viser siden det som gjenstår.
Kreditnotaer og fakturaer overført fra et annet system sendes på e-post.
Trykk Se siden kunden får på fakturaen for å se siden selv. Da telles det ikke som at kunden har åpnet den.

Se når kunden har åpnet fakturaen

Er fakturaen sendt med lenke, på e-post eller som lenke du delte selv, står det «Åpnet» med dag og klokkeslett på fakturaen når kunden har åpnet den. Åpner hun den flere ganger, står det hvor mange og når sist. I fakturalista står det samme under statusen.

Det står ikke noe når fakturaen er sendt som PDF. Da kan ingen vite om den er lest.
Klapp lagrer bare tidspunktet og antallet, ikke hvem som åpnet den, hvor eller med hvilken telefon.
Forhåndsvisningen som Messenger, Slack og lignende lager når lenken limes inn, telles ikke. Åpner noen siden flere ganger på kort tid, telles det én gang.
Åpner du lenken selv utenfor Klapp, for eksempel ved å lime den inn i nettleseren, telles det som åpnet. Bruk Se siden kunden får i stedet.

Avdeling og prosjekt på linjene

Har foretaket avdelinger, har hver fakturalinje et valg for Avdeling. Nye linjer får avdelingen som er valgt som standard under Standardavdeling på avdelingssiden, og du kan endre den per linje. Er modulen Prosjekter på, har linja også et valg for Prosjekt. Inntekten føres på avdelingen og prosjektet, så du ser den i resultatet per avdeling og på prosjektet. Ingen av dem står på fakturaen kunden får. En kreditnota får samme avdeling og prosjekt som linja den krediterer. Se avdelinger.

Del en linje på flere avdelinger eller prosjekter

Hører én linje til flere prosjekter, for eksempel et foredrag for to album, deler du den i regnskapet. Kunden ser fortsatt én linje.

Trykk Del på flere avdelinger eller prosjekter under linja.
Velg avdeling eller prosjekt på hver del, og skriv andelen i prosent. Vil du skrive kroner, trykker du Skriv i kroner. Trykk Ny del for flere.
Under hver del står beløpet og mva-en den får. Summen må bli 100 % eller linjas beløp før fakturaen kan lagres.

Ørene som blir til overs, legges på den siste delen. Trykk Slutt å dele for å gjøre linja til én igjen.

Faktura til utlandet, i valuta eller på engelsk

Trykk Valuta og velg EUR, USD, SEK, DKK eller GBP. Klapp henter Norges Banks kurs for fakturadatoen, og du skriver prisene i valutaen. Fakturaen viser beløpene i valutaen, og kronebeløpet og kursen under summen. Regnskapet fører kronene.
Språk på fakturaen velger norsk eller engelsk. Da er både PDF-en og e-posten på det språket. Språket følger kunden fra kunderegisteret.
Skal kunder i utlandet betale, legger du inn IBAN og BIC under Kunder i utlandet i Innstillinger under Salg. Lar du IBAN-feltet stå tomt, får fakturaen IBAN-en til kontonummeret. BIC-en får du fra banken. De står på fakturaer til kunder i utlandet og på fakturaer i valuta.
En faktura i valuta registrerer du som betalt på fakturaen: skriv beløpet i valutaen og kronene som kom inn på kontoen. Forskjellen er valutagevinst eller valutatap, og den bokføres på samme bilag.

Godt å vite

Fakturanummeret settes når fakturaen sendes. Et utkast har ikke nummer ennå, så et utkast du sletter, lager ikke hull i nummerserien.
Er navnet på fakturaen et annet enn på kunden i registeret, står det over feltene. Trykk Bruk kundens opplysninger for å hente kundens navn og adresse.
Sender du et utkast med en fakturadato før i dag, eller med en forfallsdato som har passert, spør Klapp først. Oppdater datoene til i dag gir fakturaen dagens dato og samme betalingsfrist som utkastet hadde, regnet fra i dag. Leveringsdatoen står. Send med datoene som står sender den slik den er. Uten et av valgene sendes den ikke, og fra «Til deg» sendes ikke et utkast som ville vært forfalt når kunden får det.
Mangler noe når du trykker Lagre og send, står det nederst hva som mangler, og markøren går til det første feltet.
På e-post kan fakturaen ikke sendes uten adresse. Legg til adressen, eller send den som lenke.
Mva følger fakturadatoen. Er datoen før foretaket ble mva-registrert, lages fakturaen uten mva, og det står hvorfor over fakturalinjene.
Står det at fakturaen har mva, men foretaket ikke kan ta mva på fakturadatoen, åpner du utkastet og lagrer det. Da regnes det uten mva, og du kan sende det.
Retter du adressen i e-posten, spør Klapp om den skal lagres i kunderegisteret også: huk av for Lagre adressen i kunderegisteret også. Uten haken gjelder den bare denne fakturaen.
Har du endret teksten og vil ha den opprinnelige tilbake, trykker du Tilbakestill teksten.
Har kunden kreditt til gode fra en kreditnota, kan du krysse av for Trekk fra kreditten kunden har til gode. Fakturaen og e-posten viser da beløpet å betale.
Trenger mottakeren fakturaen et annet sted, trykker du Flere valg (de tre prikkene) på fakturaen og velger Last ned PDF.
En sendt faktura åpnes i forhåndsvisning, slik mottakeren fikk den. På PC står PDF-en i et panel til høyre, akkurat den mottakeren fikk. Trenger du å se feltene bak, trykker du Vis detaljer.
Bindersen ved siden av Forhåndsvisning, og på hver rad i fakturalista, viser PDF-en uten at du laster den ned. Se hvordan du ser dokumentet.
Navnet, adressen og org.nr-et til foretaket ditt lagres på fakturaen når den sendes. Bytter foretaket navn senere, viser de gamle fakturaene fortsatt navnet de ble sendt med.
En faktura som er overført fra et annet system, vises som originalen derfra når den finnes. Send på e-post og påminnelser sender originalen.
En sendt faktura kan ikke endres. Er noe feil, lager du en kreditnota. Se Når fakturaen er betalt, eller feil.

Send en faktura