Kundekortet samler alt om én kunde på ett sted. Tallene er de samme som i kundereskontroen, bare for denne kunden.
Åpne kundekortet
Gå til Kunder under Salg i menyen, og trykk på navnet til kunden. Du kan også velge Kundekort i menyen på raden (de tre prikkene), eller trykke Kundekort under en kunde i kundereskontroen.
På en iPad, en brettbar telefon slått opp eller en PC står kundelista til venstre for kortet. Kunden du ser på, er markert, og du bytter ved å trykke på en annen.
Det du ser
Står noe åpent, står det øverst hva kunden skylder deg, hvor mange fakturaer som ikke er betalt, hva som er forfalt, og purregebyr og rente kunden er krevd for i tillegg når det finnes. Står det «Til gode for kunden», har kunden penger til gode hos deg. Står ingenting åpent, står ingen tall.
Under står tre faner:
- Fakturaer: først det som ikke er betalt, med forfallsdato, hvor mange dager det er over forfall og den siste purringen. Den eldste står først. Så hva du fakturerte og hva kunden betalte per år, og hva som sto ubetalt ved årsskiftet. Har du betalt penger tilbake til kunden, eller ført en faktura som tap, står det også, så tallene går opp. Nederst står alle dokumentene til kunden, også utkast og kreditnotaer. Trykk på et dokument for å åpne det, eller på bindersen for å se PDF-en.
- Innbetalinger: betalingene fra kunden. En tilbakebetaling står med minus.
- Opplysninger: adressen, e-posten, telefonen, kontaktpersonen og språket på fakturaene, og under Roller om kunden også er leverandør. Trykker du på telefonnummeret på mobilen, ringer du kunden.
Konkurs, avvikling eller slettet
Har kunden org.nr, sjekker Klapp hva Enhetsregisteret sier om foretaket. Er kunden slått konkurs, under avvikling, under tvangsavvikling eller slettet, står en rød advarsel øverst på kortet med datoen fra registeret. Den samme advarselen står under org.nr når du velger kunden på en ny faktura.
Klapp sjekker på nytt når du åpner kunden og det er mer enn en uke siden sist. Det er ikke en kredittsjekk av betalingsevnen, bare det Brønnøysundregistrene selv publiserer. En privatperson eller et utenlandsk foretak uten norsk org.nr sjekkes ikke.
Kunden er også leverandør
Kjøper du også noe fra kunden, kan kunden være leverandør i tillegg. Kunden beholder kundenummeret og fakturaene sine, og leverandøren får eget kort med bilagene.
- Åpne Opplysninger.
- Huk av for Også leverandør under Roller.
- Trykk Legg til som leverandør. Navn, org.nr, adresse, e-post og telefon hentes fra kunden.
Du kan også huke av for Også leverandør med en gang, når du legger inn kunden med Ny kunde.
Har kunden og en leverandør samme org.nr, er de koblet av seg selv, og den koblingen kan ikke fjernes. Finnes leverandøren fra før med samme navn, foreslår Klapp å koble dem i stedet. Trykk da Koble sammen.
En privatperson eller et utenlandsk foretak uten org.nr kobler du selv. Trykk Koble til en eksisterende leverandør, søk opp leverandøren, velg den og trykk Koble sammen. En slik kobling fjerner du med Fjern koblingen.
Når kunden også er leverandør, står begge sidene øverst under Oversikt: hva kunden skylder deg, hva du skylder, og nettoen. Trykk Leverandørkort for å se leverandøren. Nettoen er bare til å se på, ingenting blir motregnet.
Leverandørene hører til bokføringen. Har foretaket ikke hovedbok, står ikke Roller på kortet.
Ny faktura til kunden
Trykk Ny faktura. Skjemaet åpnes med kunden valgt, så du bare fyller inn linjene. Har kunden en fast avdeling, står den allerede på linja.
Adressen, e-posten, telefonen og de andre opplysningene endrer du under Opplysninger med Rediger kunden.
Registrer innbetaling
Har kunden betalt, trykker du Registrer innbetaling.
- Velg datoen pengene kom inn, og bankkontoen de kom på.
- Kryss av for fakturaene kunden betalte. Beløpet fylles ut med det som står igjen, med purregebyr og rente hvis kunden er krevd for det.
- Rett beløpet hvis kunden betalte noe annet. Mindre enn det som står igjen, er en delbetaling, og fakturaen står åpen med resten.
- Trykk Registrer.
Betalingen bokføres som om du hadde trykket Merk som betalt på fakturaen, bare på bankkontoen du valgte. Purregebyr og rente bokføres som inntekt nå. En feil angrer du på fakturaen.
Du finner Registrer innbetaling også under kunden i kundereskontroen.
Kontoutskrift
En kontoutskrift viser kunden hvilke fakturaer som står åpne og hva saldoen er, per en dato.
- Trykk Kontoutskrift.
- Velg datoen under Per dato. Den står på i dag.
- Trykk Last ned PDF, eller Send på e-post.
E-posten går til adressen kunden har i kunderegisteret, med kontoutskriften som PDF. Kunden ser den som fra foretaket ditt, og kan svare deg. Har kunden engelsk som språk, er kontoutskriften og e-posten på engelsk.
Purregebyr og forsinkelsesrente er ikke med i det kunden skylder. De bokføres når kunden betaler.
Fast avdeling og prosjekt
Under Opplysninger står Faste dimensjoner når foretaket har avdelinger eller prosjekter. Det du velger der, fylles inn når ingen har valgt noe annet på bilaget eller fakturalinja. Se hvordan du fører fast på en avdeling eller et prosjekt.