Kunderegisteret er mottakerne du fakturerer. Når du lager en faktura, velger du mottakeren derfra, og navn, adresse og e-post fylles inn.
Kunder lagres av seg selv
Lager du en faktura, havner mottakeren i kunderegisteret automatisk, også en privatperson uten org.nr. Du trenger altså ikke legge inn kundene på forhånd. Står det allerede to privatkunder med samme navn, lagres ingen ny. Da vet Klapp ikke hvem av dem det er.
Er mottakeren alt en kunde, endrer ikke fakturaen kunden. Retter du navnet, adressen eller e-posten på én faktura, gjelder det bare den fakturaen. Klapp fyller bare inn det som mangler hos kunden, for eksempel en e-postadresse kunden ikke hadde. Vil du endre kunden, gjør du det på kundekortet.
Legg inn en kunde selv
- Gå til Kunder under Salg i menyen.
- Trykk Ny kunde.
- Begynn å skrive navnet i Navn. Klapp foreslår foretak med det navnet fra Brønnøysundregistrene, med org.nr og poststed. Velg det riktige, så fylles org.nr og adressen inn. Kan du org.nr-et, kan du skrive det inn og trykke Søk i Brreg i stedet.
- Legg til e-postadressen fakturaene skal til, og telefon og kontaktperson hvis du vil. Et norsk postnummer har fire siffer, ellers kan fakturaen til kunden ikke lagres. Telefonnummeret kan ha siffer, mellomrom, +, - og parenteser, men ikke bokstaver.
- Trykk Lagre.
Skriver du navnet på en privatperson, lar du forslagene være og skriver videre. Org.nr står da tomt.
Land, språk, betalingsfrist, kontaktperson, timepris og Også leverandør står under Flere valg.
Egen betalingsfrist for kunden
Skal en kunde ha en annen frist enn de andre, for eksempel 30 dager, skriver du antall dager i Betalingsfrist (dager) under Flere valg og trykker Lagre. Når du velger kunden på en ny faktura, får forfallsdatoen den fristen. Det gjelder også fakturaer fra et tilbud, kopier og gjentakende fakturaer. Tømmer du feltet, får kunden standarden fra Innstillinger under Salg igjen.
Du kan også legge inn kunden der du står når du fører timer eller setter opp et prosjekt. Velg ＋ Ny kunde… i kundevelgeren, fyll inn og lagre. Kunden velges på raden med én gang.
Finnes kunden fra før?
Klapp sjekker mens du skriver. Står org.nr-et alt i kunderegisteret, ser du navnet og kundenummeret rett under feltene, og Lagre går ikke. Da blir det ikke to av samme kunde. Trykk Åpne kundekortet for å se den som finnes.
To privatpersoner kan godt hete det samme. Det som skiller dem, er adressen, e-posten og telefonen:
- Samme navn og samme adresse, e-post eller telefon er samme person, og Lagre går ikke.
- Samme navn uten adresse, e-post eller telefon å skille på: fyll inn en av dem, så går det.
- Samme navn, men ulik adresse, e-post og telefon: Klapp viser den som finnes, men du kan lagre den nye.
Telefonnummeret sammenlignes uten mellomrom og uten +47, så +47 481 23 456 og 48123456 er samme nummer.
Kunden er også leverandør
Kjøper du også fra kunden, huker du av for Også leverandør under Flere valg før du lagrer. Da lages leverandøren av de samme opplysningene.
- Finnes leverandøren alt med samme org.nr, står haken på av seg selv. De kobles på org.nr.
- Finnes en leverandør med samme navn, står det Koble til leverandøren og navnet. Da kobles kunden til den i stedet for at det lages en ny.
Haken står bare når foretaket har hovedbok. Går det ikke å legge til leverandøren, er kunden likevel lagret, og du gjør resten på kundekortet under Roller.
Finn en kunde
Skriv i søkefeltet over lista. Du kan søke på navn, kundenummer, org.nr eller telefonnummer. Skylder kunden deg noe, står det på kortet («Skylder deg») eller i kolonnen Utestående. Trykk på navnet for å åpne kundekortet, med saldo, åpne fakturaer og innbetalinger. Se Se alt om én kunde. Velg Vis fakturaer i menyen på raden (de tre prikkene) for å se alle fakturaene til kunden i fakturalista.
Står det «Også leverandør» ved en kunde, er den også leverandør. Du gjør en kunde til leverandør når du legger den inn, eller senere på kundekortet, under Roller.
Kunder i utlandet
Velg landet under Land (under Flere valg). Utenfor Norge kan postnummeret ha bokstaver og mellomrom, og landet skrives på fakturaen. En utenlandsk kunde har vanligvis ikke norsk org.nr, så la feltet stå tomt.
Under Språk på fakturaer velger du engelsk for kunder som ikke leser norsk. Da er fakturaen, tilbudet, kontoutskriften og e-posten på engelsk.
Når du ikke skal fakturere kunden mer
Velg Gjør inaktiv i menyen på raden. Da er kunden skjult når du lager fakturaer, fører timer og setter opp avtaler, men fakturaene, timene og avtalene som gjelder kunden, står som før. Huk av for Vis inaktive for å se dem, og velg Gjør aktiv igjen for å angre.
Slett går bare når ingenting peker på kunden: ingen fakturaer, gjentakende avtaler, timer eller prosjekter. Gjør den ellers inaktiv.
Privatpersoner
La org.nr stå tomt, så lagres kunden som privatperson. Den kan velges på fakturaen, i timelista, på et prosjekt og i en gjentakende avtale, som alle andre kunder.
En privatmottaker du skriver rett inn på en faktura, lagres ikke av seg selv. Det finnes ingen nummer å kjenne den igjen på, så legg den inn her hvis du skal fakturere den igjen.