Statusene
- Utkast: fakturaen er lagret, men ikke sendt.
- Sendt: fakturaen er sendt og venter på betaling.
- Forfalt: forfallsdatoen har passert, og noe står fortsatt igjen å betale. En faktura som er dekket av betalinger, kreditt eller en kreditnota, blir ikke forfalt.
- Betalt: du har markert fakturaen som betalt, eller Klapp fant innbetalingen i banken med fakturaens KID og hele beløpet.
- Delbetalt: står ved siden av statusen når kunden har betalt en del. Fakturaen er fortsatt åpen og kan forfalle.
- Kreditert: fakturaen er kreditert med en kreditnota.
- Tilbakebetalt: kreditnotaen for en betalt faktura, når pengene er betalt tilbake til kunden.
- Tapsført: det som sto igjen, er ført som tap. Fakturaen purres ikke og står ikke som utestående.
Når kunden har betalt
Betaler kunden med KID-en og hele beløpet, trenger du ikke gjøre noe: når banklinja kommer inn, blir fakturaen betalt og innbetalingen bokført av seg selv. Se Avstem banken linje for linje.
Ellers åpner du fakturaen, trykker Merk som betalt og velger datoen pengene kom inn. På en forfalt faktura er neste purresteg hovedknappen, og Merk som betalt står ved siden av som en vanlig knapp. Beløpet er fylt ut med det som står igjen. Har du flere som er betalt, kan du krysse av for dem i lista under Fakturaer og markere alle på én gang.
Er fakturaen purret med gebyr eller rente, og kunden betalte det også, skriver du hele beløpet som kom inn. Det som er utover fakturaen, går til gebyret og så renten, og bokføres som inntekt. Det regnes ikke som betalt for mye. Det samme skjer når du kobler innbetalingen i bankavstemmingen.
Er fakturaen i valuta, skriver du beløpet kunden betalte i valutaen og det som kom inn på kontoen i kroner. Forskjellen mot det fakturaen sto med i regnskapet, er valutagevinst eller valutatap, og Klapp bokfører den på samme bilag.
Har foretaket flere bankkontoer, velger du kontoen pengene kom inn på under Hvilken bankkonto?. Den er fylt ut med driftskontoen. Havnet en betaling på feil konto eller dato, retter du den i hovedboka. Se Rett et bilag som er bokført.
Øverst på fakturaen åpner Bilag i hovedboka bilaget for fakturaen, og Betalingen i hovedboka bilaget for innbetalingen. Kundens navn åpner kundekortet.
Har kunden betalt flere fakturaer, bruker du Registrer innbetaling på kundekortet. Se Se alt om én kunde.
Trykket du feil, trykker du Flere valg (de tre prikkene) og velger Angre betaling. Gebyret og renten angres sammen med betalingen.
Når kunden betaler en del
Skriv beløpet som kom inn når du trykker Merk som betalt. Er det mindre enn det som står igjen, sier Klapp hva som gjenstår, og fakturaen får Delbetalt ved siden av statusen. Påminnelsen, kundereskontroen og beløpet på fakturaen viser det som gjenstår.
Når resten kommer, trykker du Merk som betalt igjen. Beløpet er fylt ut med resten, og fakturaen blir betalt. Bruker du bankavstemmingen, kan du koble innbetalingen i banken til fakturaen i stedet. Hver betaling står i lista på fakturaen, og en feil angrer du med Angre ved den.
Når fakturaen er forfalt
Åpne fakturaen. Under Purring står neste trinn, og knappen under sender det: «Send påminnelse» først, så «Send purring» og «Send inkassovarsel». Et trinn venter til fristen i det forrige er ute, og en purring kommer tidligst 14 dager etter forfall. Når fristen i inkassovarselet er ute, er knappene Send til inkasso og Tapsfør. En påminnelse uten gebyr kan du alltid sende med Send påminnelse uten gebyr. Du ser e-posten først, og kan rette adressen og endre teksten før du trykker Send. Kunden får en e-post om at fakturaen ikke er betalt, med fakturaen som PDF. PDF-en har purretrinnet som overskrift, og betalingsboksen viser beløpet å betale nå og den nye betalingsfristen, med gebyr og rente hvis du krever det. Kortet står bare på en faktura som er forfalt, eller som er purret og ikke betalt.
Purregebyr kan tidligst kreves 14 dager etter forfall, og for høyst to purringer på samme krav, eller én purring og ett inkassovarsel (inkassoforskriften § 1-2). Forsinkelsesrenten fastsettes halvårlig og regnes av det ubetalte beløpet.
Vil du kreve purregebyr eller forsinkelsesrente, slår du det på under Purring i Innstillinger under Salg, og trykker Lagre. Begge er av til du slår dem på. Da viser fakturaen hva kunden skylder nå: fakturaen, gebyrene og renten. Neste purring tar med gebyrer fra tidligere purringer som ikke er betalt, og e-posten viser gebyret, renten og summen. Gebyr og rente bokføres når kunden betaler.
Send til inkasso med Kravia
Har kunden ikke betalt etter purringen, kan du sende kravet til inkasso. Er foretaket koblet til Kravia, sender du kravet med ett trykk, og Kravia sender kunden inkassovarselet. Du kobler til i Innstillinger under Salg, på fanen Inkasso: svar på spørsmålene om foretaket, les vilkårene, kryss av for at du godtar dem, og trykk Koble til Kravia. Når Kravia har godkjent foretaket, står det «Koblet til Kravia».
- Åpne fakturaen, trykk Flere valg (de tre prikkene) og velg Send til inkasso.
- Trykk Send til Kravia. Fakturaen og purringene sendes med.
Det koster deg ingenting: kunden betaler salær og renter etter satsene i inkassoforskriften, og du får hovedstolen utbetalt fra Kravia. Fakturaen står da som «Hos Kravia», med det Kravia gjør nå og hva kunden skylder der. Klapp purrer den ikke. Betaler kunden deg direkte, registrerer du betalingen som vanlig og trykker Kunden betalte meg direkte, så Kravia slutter å kreve. Vil du stoppe saken, trykker du Trekk saken.
Med Kravia går purringen rett fra purring til Send til inkasso — du sender ikke inkassovarselet selv.
Send til et annet inkassobyrå
- Åpne fakturaen, trykk Flere valg (de tre prikkene) og velg Send til inkasso. Er foretaket koblet til Kravia, trykker du Bruker du et annet inkassobyrå? først.
- Trykk Last ned saksmappe. Du får en zip med fakturaen, purringene slik de ble sendt, og en oversikt over kunden og hva som gjenstår. Send den til inkassobyrået ditt.
- Skriv navnet på byrået, og saksnummeret hvis du har det, og trykk Merk som sendt til inkasso.
Fakturaen står da som «Hos inkasso», og Klapp purrer den ikke. Betaler kunden til deg, registrerer du betalingen som vanlig. Trekker du saken, trykker du Trukket fra inkasso på fakturaen.
Uten et inkassovarsel med 14 dagers frist kan byrået ikke kreve salær av kunden. Klapp sier fra i dialogen. Fra den nye inkassoloven (ventet 1.1.2027) er det bare inkassobyrået som kan sende inkassovarselet.
Når kunden aldri betaler
Er det sikkert at pengene ikke kommer, kan du føre det som står igjen som tap. Det gjelder når kundens konkurs eller akkord er avsluttet, når et utlegg har endt uten dekning, eller når kravet er foreldet. At kunden er sen med å betale, er ikke nok.
- Åpne fakturaen, trykk Flere valg (de tre prikkene) og velg Tapsfør.
- Velg datoen tapet ble konstatert. Klapp viser hvor mye som føres som tap, og hvor mye av det som er mva.
- Trykk Tapsfør.
Fakturaen får statusen Tapsført. Mva-en av tapet trekkes fra i mva-meldingen for terminen, på en egen linje: kode 1 (eller 11 og 13 for de lave satsene) med «Tap på krav». Det finnes ingen egne koder for tap. Hadde fakturaen ikke mva, eller var foretaket ikke mva-registrert da fakturaen ble laget, føres hele beløpet som tap uten mva.
Kommer det likevel penger senere, trykker du Registrer innbetaling på tapet på fakturaen. Da går tapet ned igjen, og mva-en av det som kom inn legges til i mva-meldingen på samme linje. Ble tapet ført ved en feil, trykker du Angre tapsføringen.
Når fakturaen er feil
En sendt faktura kan ikke endres eller slettes. Det er slik bokføringsreglene er. I stedet lager du en kreditnota:
- Åpne fakturaen, trykk Flere valg (de tre prikkene) og velg Opprett kreditnota.
- La Krediter hele fakturaen stå avkrysset for å kreditere alt. Skal bare en del krediteres, fjerner du haken og skriver hvor mye av hver linje, uten mva. Du kan ikke kreditere mer enn det som gjenstår.
- Bekreft med Opprett kreditnota. Det kan ikke angres.
- Du kommer til kreditnotaen. Har kunden e-postadresse, ser du e-posten. Se over og trykk Send.
Er alt kreditert, får fakturaen statusen Kreditert. Er bare en del kreditert, står Delvis kreditert ved siden av statusen. Er fakturaen ikke betalt, trekkes kreditnotaen fra beløpet kunden skal betale.
Er fakturaen i valuta, er kreditnotaen i samme valuta og med samme kurs som fakturaen. Kunden ser beløpene i valutaen, og regnskapet fører kronene, så kreditnotaen opphever nøyaktig det fakturaen førte.
På en eldre faktura kan totalen avvike en øre eller to fra summen av linjene. Da får kreditnotaen som krediterer resten, en egen linje, «Øreavrunding». Den gjør at kreditnotaene til sammen blir nøyaktig like store som fakturaen.
Sto det et kjøp du viderefakturerte på en linje du krediterer helt, foreslås kjøpet igjen på neste faktura til kunden. Et prisavslag på linja rører det ikke.
Trenger kunden en riktig faktura, velger du Kopier faktura under Flere valg på den gamle.
Når kunden allerede har betalt
Da har kunden det som krediteres til gode. Det står i e-posten med kreditnotaen. Hvordan du betaler det tilbake eller trekker det fra en senere faktura, står i Når kunden har penger til gode.
Er betalingen registrert ved en feil, velger du Angre betaling under Flere valg før du krediterer.
Et utkast som aldri er sendt, kan du slette med Slett utkast nederst under Flere valg.
Følger regnskapsføreren opp betalingene for deg, ser du ikke Merk som betalt, Send påminnelse eller Tapsfør. Se når regnskapsføreren har ansvaret.