En avdeling er en fast del av driften, for eksempel studio, undervisning og konserter. Den varer så lenge driften gjør. Et prosjekt har derimot en start og en slutt.
Lag avdelingene
Gå til Avdelinger under Foretaket i menyen. På telefonen åpner du menyen med Mer i bunnmenyen.
- Trykk Ny avdeling.
- Skriv et nummer og et navn.
- Trykk Lagre.
En avdeling du ikke bruker lenger, arkiverer du med Arkiver. Den forsvinner fra valgene, men bilagene som er ført på den, beholder den. En avdeling kan ikke slettes.
Har du flyttet regnskapet fra et annet system, kan avdelingen være koblet til avdelingen der. Da står det Fra forrige system under navnet, og de flyttede bilagene regnes med i avdelingen.
Før et bilag på en avdeling
Åpne bilaget og velg Avdeling under kontoen. Fordeler du bilaget på flere konti, velger du avdeling på hver linje. Avdelingen følger linja inn i hovedboka.
Avdeling kan også velges i fri postering i hovedboka, i en bankregel og på en banklinje du bokfører herfra. Skal alt på en konto, fra en leverandør eller til en kunde på samme avdeling, kan du gi dem en fast avdeling.
Før salget på en avdeling
På en faktura velger du Avdeling på hver linje. Vil du at nye fakturalinjer skal få en bestemt avdeling uten at du velger den hver gang, velger du den under Standardavdeling på avdelingssiden. Gjentakende fakturaer får den samme. Har kunden en fast avdeling på kundekortet, får nye linjer til den kunden den i stedet, også på en faktura du lager fra et tilbud. Tapsfører du en faktura, føres tapet på avdelingen salget sto på. Avdelingen står ikke på fakturaen kunden får.
Før lønnen på en avdeling
Lønn som bokføres, føres på standardavdelingen: lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift. Jobber en ansatt i en annen avdeling, velger du den under Avdelingen lønnen føres på på den ansatte. Da føres hennes del av lønnen der, og resten på standardavdelingen. Skyldig lønn, trekk og avgift til staten får ingen avdeling, fordi det er gjeld og ikke kostnad. Bytter du avdeling, gjelder det lønn som bokføres etterpå. Lønn som alt er bokført, beholder den avdelingen den har.
Se resultatet per avdeling
Gå til Resultat under Rapporter og trykk Per avdeling. Du får én kolonne for hver avdeling og én for hele foretaket. På telefonen står avdelingene under hverandre. Linjer som ikke er ført på noen avdeling, står under Uten avdeling. Til sammen blir kolonnene resultatet for hele foretaket.