Leverandørene lagres av seg selv når du bekrefter et bilag. Er lista tom mens bilag fra leverandører venter i bilagsmottaket, står det hvor mange, med en lenke dit. Hver ny leverandør får neste leverandørnummer, også de som kommer fra en kvittering. Klapp husker hvilken konto leverandøren vanligvis føres på, og foreslår den på neste bilag.
Se leverandørene
Gå til Leverandører under Bokføring i menyen. For hver leverandør ser du leverandørnummeret, standardkontoen, hvor mange bilag du har ført, og hva du skylder nå. Retter du et bilag, teller det fortsatt som ett bilag.
Bilagene og det du skylder regnes av hovedboka. Har du flyttet regnskapet fra et annet system, er kjøpene derfra med, og leverandørnummeret er det samme som der. Mangler en leverandør standardkonto, viser Klapp kontoen kjøpene oftest er ført på, merket «fra hovedboka».
Trykk på navnet for å åpne leverandørkortet, med åpne poster, bilagene og betalingene. Se Se alt om én leverandør.
Står det «Også kunde» ved en leverandør, er den også kunde. Du gjør en leverandør til kunde når du legger den inn, eller senere på leverandørkortet, under Roller.
Søk på navn, org.nr, leverandørnummer eller telefonnummer, og velg rekkefølge i nedtrekket ved siden av. Med Last ned Excel eller CSV får du lista som fil.
Legg inn eller rett en leverandør
- Trykk Ny leverandør, eller Rediger på en som finnes.
- Skriv inn org.nr og trykk Søk i Brønnøysund for å hente navnet og adressen. Org.nr kan stå tomt.
- Fyll inn kontonummeret hvis du har det. Det sjekkes, så en skrivefeil blir oppdaget.
- Under Flere felt kan du skrive inn en standardkonto, adresse, e-post og telefon. Standardkontoen foreslås på nye bilag fra leverandøren, og må være en inntekts-, kostnads- eller eiendelskonto. Telefonnummeret kan ha siffer, mellomrom, +, - og parenteser, men ikke bokstaver. Har leverandøren noe i disse feltene, står de åpne når du trykker Rediger.
- Trykk Lagre.
Husker du ikke org.nr, begynner du å skrive navnet i Navn. Klapp foreslår foretak med det navnet fra Brønnøysundregistrene. Velg det riktige, så fylles org.nr og adressen inn. Slik kan du også legge org.nr på en leverandør som ble lagret fra et bilag uten det.
Legger du inn en ny leverandør som finnes fra før, med samme org.nr eller samme navn, ser du navnet og leverandørnummeret rett under feltene, og Lagre går ikke. Trykk Åpne leverandørkortet for å se den som finnes. «4Sound» og «4Sound AS» regnes som samme navn, og det gjør «Spotify AB» og «Spotify» også. To ulike org.nr er to foretak.
Slå sammen to leverandører
Leser Klapp navnet litt ulikt på to kvitteringer, kan samme leverandør havne i lista to ganger, for eksempel «Spotify» og «Spotify AB», eller «Subway» og «Subwayh». Klapp viser slike par øverst i lista.
- Trykk Slå sammen ved paret. Er det ikke samme leverandør, trykker du Ikke samme, så foreslås paret ikke igjen.
- Se hvilken som beholdes. Den med leverandørnummer fra før beholdes. Trykk Behold den andre i stedet for å bytte.
- Velg hvilket navn leverandøren skal ha.
- Trykk Slå sammen.
Kjøpene, bilagene og det du skylder samles på leverandøren som beholdes, og den andre forsvinner fra lista. Ingenting bokført blir endret. Neste kvittering med det andre navnet havner også på leverandøren som beholdes. Har den andre en regel for Bokfør slik hver gang, flyttes regelen med.
Står ikke paret øverst, åpner du leverandørkortet, går til Opplysninger og trykker Slå sammen med …. Søk opp den andre leverandøren og velg den.
Selger du også til leverandøren, huker du av for Også kunde før du lagrer. Da lages kunden av de samme opplysningene, med neste kundenummer. Finnes kunden alt med samme org.nr, står haken på av seg selv, og de kobles på org.nr. Finnes en kunde med samme navn, står det Koble til kunden og navnet, og da kobles de i stedet. Haken står bare når foretaket har faktura.
Leverandører kan ikke slettes. Bilagene peker på dem, og de skal kunne forklares senere. En dublett slår du sammen i stedet. Føres en leverandør oftest på en annen konto enn standardkontoen, følger forslaget bilagene.