Avvik under Bokføring viser bilag som skiller seg ut fra resten av regnskapet. Klapp sjekker hver natt, og du kan trykke Finn avvik for å sjekke med en gang. Siden finnes når du fører regnskapet selv. Har du regnskapsfører, går regnskapsføreren gjennom avvikene.
Hva Klapp ser etter
- En leverandør som står på en annen konto enn den pleier.
- En mva-kode som er annerledes enn det leverandøren eller kontoen pleier å ha.
- Et beløp langt over det leverandøren vanligvis koster.
- To like kjøp fra samme leverandør med få dagers mellomrom, eller samme fakturanummer to ganger.
- En konto som ikke er brukt før.
- Et bilag uten kvittering eller faktura.
Hvert avvik sier hvorfor, med tallene, og har lenke til bilaget.
Hele året, før og etter
Et bilag sammenlignes med hele året, ikke bare med det som kom før. Står en leverandør på samme konto hele året, unntatt i mai, er mai et avvik. Det synes også når du sjekker i september.
Har du byttet konto for godt, for eksempel fra juli, blir det ett avvik om byttet, merket Endret praksis. Svarer du at det er riktig, gjelder svaret også bilagene som kommer etter.
Det ingen valgte, står først
Bilag som er bokført av en regel ingen har sett over, eller med Klapps forslag uten endring, står øverst. Merket sier Bokført av regel, ikke sett over eller Klapps forslag, ikke endret. Der er det lettest at en feil har gått rett gjennom.
Svar på et avvik
- Ser riktig ut: skriv kort hvorfor, for eksempel «ny leieavtale fra juli», og trykk Lagre. Avviket flyttes til Avklart, med navnet ditt og datoen, og du blir ikke spurt igjen.
- Knappen med rettingen, som «Flytt til 6540» eller «Sett kode 1»: Klapp retter kontoen eller mva-koden til det vanlige. Bilaget endres på stedet, og det som sto før, lagres i historikken. Et bilag i en levert mva-termin eller en låst periode endres ikke herfra. Da står det hvorfor.
- Åpne igjen: under Avklart kan du åpne avviket på nytt, med en grunn.
Velg periode
Velg periode i periodevelgeren og trykk Finn avvik. Uten valg sjekkes hele det åpne regnskapsåret, og til og med mai også fjoråret. Et år med levert årsoppgjør sjekkes ikke.
Låste perioder og leverte mva-terminer
Avvik før låsedatoen og i leverte mva-terminer vises også, for en feil der må rettes. Avviket sier hva som gjelder. En feil i mva-koden i en levert termin rettes på bilaget, og så sender du en korrigert mva-melding for den terminen. Er perioden låst, åpner du den under Periodelås først, eller fører en ompostering i en åpen periode. Knappen som retter med ett trykk, vises ikke for disse.