Ansattregisteret er grunnlaget for hver lønnskjøring. En ansatt trenger navn, fødselsnummer, arbeidsforhold og skattekort før hun kan lønnes.
Se og endre en ansatt
Trykk på navnet for å se siden hennes, med lønn per måned, skyldig lønn og feriepenger. Trykk Endre ved siden av for å endre opplysningene i registeret.
Importer fra en a-melding
Kommer du fra et annet lønnssystem, er a-meldingen den raskeste veien inn. Den bærer fødselsnummer, yrkeskode, stillingsprosent, startdato og arbeidsforhold-id — alt du ellers måtte taste.
- Last ned en innsendt a-melding fra Altinn som XML-fil. Bruk den siste: den beskriver hvem som var ansatt den måneden.
- Trykk Hent fra a-meldingen og velg filen.
- Du ser hvem som blir ny, hvem som oppdateres, og hvem som hoppes over, før noe skrives. Trykk Importer når det stemmer.
Arbeidsforhold-id-en følger med, og det er viktigere enn det ser ut: neste a-melding må bruke den samme, ellers leser Skatteetaten det som at arbeidsforholdet ble avsluttet og et nytt startet.
Månedslønn og skattekort står ikke i a-meldingen, og må fylles inn etterpå. Meldingen oppgir hva som ble utbetalt den måneden, og en måned med overtid eller feriepenger er ikke det samme som avtalt lønn.
Legg inn en ansatt manuelt
Trykk Legg til. Fødselsnummeret krypteres før det lagres, og vises aldri igjen i klartekst uten at oppslaget logges.
Ansattnummeret er valgfritt. Bruk nummeret fra det gamle lønnssystemet, så kjenner du igjen den ansatte på lønnsslippen og sammenstillingsoppgaven. Det hentes med når du importerer fra en a-melding.
Kontonummeret for lønn er også valgfritt. Det står i betalingslista på lønnskjøringen, så du kan betale lønnen i nettbanken.
Har foretaket avdelinger, velger du under Avdelingen lønnen føres på hvilken avdeling lønnen hennes hører til. Står den på Standardavdelingen, føres lønnen på foretakets standardavdeling. Se avdelinger.
En frilanser, oppdragstaker eller et styremedlem som ikke er ansatt, legges inn på samme måte, men med en annen type arbeidsforhold. Se honorar til frilansere.
Hent skattekortene
Trykk Hent skattekort over lista. Klapp spør Skatteetaten og skriver kortene rett på de ansatte — du slipper å taste dem inn fra papiret.
Oppslaget er asynkront: bestillingen sendes, og svaret hentes etterpå. Står det «Venter på Skatteetaten», er det normalt. Tar det for lang tid, ligger bestillingen fortsatt inne, og Hent svaret henter den når den er klar.
Den som mangler fødselsnummer er ikke med, for oppslaget hos Skatteetaten ER fødselsnummeret. Den som har sluttet er heller ikke med — hun skal ikke lønnes.
Uten skattekort trekkes 50 prosent. Det er ikke en innstilling, det er loven (skattebetalingsloven § 5-5), så hent kortene før første kjøring.
Når noen slutter
Sett sluttdato og årsak på den ansatte. Hun blir stående i registeret, og det er med vilje: opphøret skal meldes i a-meldingen, etterbetaling etter sluttdatoen er vanlig, og bokførte lønnskjøringer peker på henne.
En som har sluttet trenger verken skattekort eller fødselsnummer, og Klapp maser ikke om det. Hun tas ikke med i nye lønnskjøringer. Når sluttdatoen er passert, kan hun lagres uten fødselsnummer, med månedslønn 0 og uten årsak — nyttig når hun er overført fra et annet lønnssystem som historikk.
Lista viser bare de som er ansatt i dag. Har noen sluttet, henter Vis sluttede øverst til venstre dem fram igjen, med antallet i parentes. En som slutter om to uker er fortsatt ansatt og blir stående i lista til datoen har passert.
Sletting tilbys bare for en ansatt som ikke finnes i én eneste lønnskjøring — altså en som er registrert ved en feil.