Lønn er en månedsrutine. Når du går til Lønn i menyen, står den siste måneden øverst.
Denne måneden
Kortet øverst viser den siste lønnskjøringen: når lønnen er utbetalt, hvor mange som får lønn, og fire steg. Under stegene står det neste du skal gjøre, for eksempel «Neste: bokfør juli-lønnen».
- Beregnet: trekk, avgift og feriepenger er regnet ut. Mangler noe, åpner du kjøringen for å se hva.
- Bokført: kjøringen står i hovedboka. Lønnskostnaden føres på hver ansatts avdeling, ellers på foretakets standardavdeling. Se avdelinger.
- Utbetalt: nettolønnen er betalt. Står nettolønnen som skyldig lønn på 2910, får steget hake når betalingen er bokført eller koblet i banken og har gjort opp hver ansatt. Er den betalt fra banken i selve kjøringen, får steget hake på utbetalingsdatoen.
- A-melding: fristen, eller at den er levert.
Knappen under kortet er det neste du skal gjøre. Er kjøringen et utkast, trykker du Fortsett kjøringen. Er den bokført, men a-meldingen ikke levert, trykker du Gå til a-meldingen. Med Se kjøringen åpner du kjøringen.
De ansatte i kjøringen
På PC og nettbrett står de ansatte i en tabell: brutto, forskuddstrekk, netto, feriepengeavsetning og grunnlaget for arbeidsgiveravgift. Trykk pilen til høyre på raden for å se hele utregningen og fylle inn timer, tillegg, honorar og feriepenger. En rad med noe som må rettes, står åpen. På mobilen står hver ansatt som et kort.
Skattekortene hentes selv
Første gang du åpner en ny lønnskjøring, henter Klapp skattekortene for de ansatte i kjøringen fra Skatteetaten. Trekket regnes da med kortet som gjelder nå, også når det er endret siden forrige måned. Det står i en boks øverst i kjøringen at kortene hentes, og hvor mange som ble oppdatert. Gikk det ikke, står grunnen der, og du kan hente kortene fra varselet under.
Ting å vite
Har kjøringen noe du bør vite, står det i en gul boks. Der det finnes noe å gjøre, står knappen i varselet:
- Mangler skattekortet, eller er det ikke bekreftet for året, trykker du Hent skattekort for og antallet.
- Har foretaket plikt til tjenestepensjon, trykker du Gå til pensjonspremie og fyller inn premien.
- Gjelder varselet et tall på én ansatt, trykker du Åpne linjen til og navnet.
Endret fra forrige måned
Før du bokfører, sammenligner kjøringen tallene med den siste bokførte måneden. Stemmer alt omtrent, står det «Ingen store endringer». Ellers står det hva som er endret:
- Bruttolønnen er endret med minst 20 % og minst 2 000 kr. Gjelder ansatte på månedslønn. Timelønn varierer med timene og sammenlignes ikke.
- En ansatt fikk lønn sist, men har ingen lønn nå, og har ikke sluttet.
- Trekket er en annen prosent av lønnen enn sist, med omtrent samme lønn. Det betyr som regel et nytt skattekort. Dette sjekkes ikke i januar, i måneden med halvt trekk eller i feriepengemåneden, for der skal trekket endre seg.
- Aga-sonen er en annen enn sist.
Endringene stopper ikke bokføringen. En lønnsøkning er en endring, og den skal bokføres. Se over at hver endring er det du mente.
Betal lønnen
Når kjøringen er bokført, står Betal lønnen øverst på siden, rett under summene. Der står alt du trenger i nettbanken:
- hver ansatt med kontonummer og beløp
- forskuddstrekket til Skatteetatens kontonummer, med KID
- summen av alt
Trykk Kopier ved et kontonummer, en KID eller et beløp, og lim det inn i nettbanken. Kontonummeret til den ansatte legger du inn i ansattregisteret. KID-en for trekket regnes ut av organisasjonsnummeret og måneden, så den står der før a-meldingen er levert. Trekket betales til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnen. Skattetrekkskontoen finnes ikke lenger fra 2026.
Når du har betalt, fyller du ut Har du betalt?: datoen og kontoen du betalte fra. Har du betalt trekket samtidig, lar du haken stå. Trykk Registrer betalingen. Da bokføres betalingen: nettolønnen på 2910 og trekket på 2600 mot bankkontoen. Lønnen står som betalt, og terminen ser at trekket er betalt med lønnen.
Kommer kontoutskriften inn senere, kobler du banklinjene til dette bilaget i bankavstemmingen. Ikke bokfør dem på nytt.
Det er den som kjører lønnen som registrerer betalingen. Kjører regnskapsføreren lønnen, gjør regnskapsføreren det.
Neste måned
Under står måneden etter den siste kjøringen. Trykk Start og måneden, for eksempel «Start oktober». Knappen er hvit til den siste kjøringen er bokført og a-meldingen levert, så det står bare én blå knapp på siden. De ansatte hentes fra ansattregisteret, og aga-sonen og valgene fra forrige kjøring følger med.
Skal du kjøre en annen måned, blar du med pilene ved måneden. Måneden er kalendermåneden lønnen utbetales i: januarlønn utbetalt 5. februar hører til februar.
Tidligere måneder
Under Tidligere kjøringer står de andre kjøringene for året, med utbetalingsdato og om de er bokført. Mangler a-meldingen for en måned, står fristen på raden. Velg et annet år øverst til høyre.
Kjører regnskapsføreren lønnen for deg, ser du kjøringene, men starter ingen selv. Se når regnskapsføreren har ansvaret.